Приказ об утверждении графика отпусков

Нужно ли вносить вновь принятых работников?

График отпуска – это документ, в котором распределяются ежегодные отпуска персонала организации. Работодатель планирует и утверждает его заранее – не позднее, чем за 2 недели до начала года.

Сотрудники, принятые в течение следующего года, также могут пойти отдохнуть.

Согласно ТК РФ, ежегодные отпуска должны предоставляться персоналу в соответствии с графиком.

Данный документ могут не составлять только микропредприятия, для других это обязанность.

Распространяется ли данная обязанность на включение сведения об отпусках вновь принятых сотрудников? Обязательно ли их также вносить в утвержденный график?

Однозначно ответа ТК РФ не содержит.

Возможно развитие ситуации по одному из следующих сценариев:

1. Не вносятся изменения в график, а отпуск предоставляется по заявлению вновь принятого на работу.
2. Изменяется текущий график на основании приказа руководителя.
3. Составляется дополнение к утвержденному графику, в котором отражаются сведения по новому сотруднику.

Так как трудовое законодательство четко не регулирует этот вопрос, работодатель может выбрать любой из указанных способов, так как ни один из них не нарушает ТК РФ.

Предоставление по заявлению

Первый способ отправить вновь принятого человека в ежегодный отпуск – это предоставить ему отдых на основании его заявления.

Работник может попросить отпуск за первый рабочий год через полгода работы, согласно ст.122 ТК РФ, продолжительность и сроки согласовываются с работодателем.

Если человеку срочно нужен отдых в более ранние сроки, то это возможно при согласии директора. Отпускное время может быть предоставлено авансом с последующей отработкой.

Положения трудового законодательства при этом способе предоставления отпускного времени не нарушаются, так как в ст.122 ТК РФ сказано, что за первый рабочий год работник может взять отпуск через полгода, а за второй и последующий – в соответствии с очередностью, установленной в графике.

Логично, что за первый год отдых работник может попросить на основании заявления, а не в соответствии с графиком.

Именно этот способ наиболее популярен у кадровиков.

Как внести изменения в форму Т-7?

Некоторые организации для вновь принятых на работу сотрудников отпуска за первый рабочий год планируют в графике, внося в него изменения.

Ссылаются при этом на ст.123 ТК РФ, где говорится, что очередность предоставления должна быть определена в графике, который обязателен к исполнению.

Некоторые кадровики считают, что если в графике не установлены даты отдыха сотрудника, то ему можно отказать в предоставлении отпуска.

Вопрос о предоставлении на основании заявления решается по согласованию сторон, то есть теоретически работодатель может отказать в удовлетворении просьбы в заявлении, несмотря на то, что право на отдых у вновь принятых появляется через полгода работы.

Чтобы исключить спорные ситуации, работодатель может по факту приема на работу сотрудника закрепить сроки его отпуска в текущем утвержденном графике.

Для этого составляется приказ и вносятся изменения в форму Т-7. Такое действие не нарушает закон и гарантирует для работника отдых в обозначенные сроки.

Для работодателя это также удобно, так как позволит планировать грамотно рабочий процесс.

Начальство будет знать, когда работник пойдет отдыхать, отпуск не будет являться неожиданностью как в случае с подачей заявления, которое с одной стороны нужно удовлетворить по ст.122 ТК РФ, а с другой стороны можно и отказать по ст.123 ТК РФ.

Если человек устроен во второй половине года, то запросить отпуск он может только в следующем году, спорных ситуаций при этом не возникает.

Наиболее правильный способ изменения график для внесения данных об отдыха нового работника – это составить отдельный документ в виде дополнения.

Оформляется дополнение по той же форме Т-7. Единственное отличие – это пометка о том, что документ дополнительный к основному. Ссылка на основной график дается в верхней части дополнения.

В дополнительном графике указываются сведения об отпуске тех сотрудников, которые приняты на работу в текущем году.

Составленное дополнение также проходит все процедуры согласования и утверждения. Виза руководителя обязательно ставится в правом верхнем углу.

Только после этого он считается введенным в действия и обязательным к исполнению.

Грамотное составление приказа — форма и образцы, детали в помощь кадровику

Унифицированной, утверждённой на законодательном уровне формы для такого рода распоряжения нет. Поэтому предприятие вправе выбирать форму самостоятельно. Главное здесь, чтобы в документе присутствовали ключевые реквизиты, которые должны применяться в любой документации такого рода. Кадровая документация — особый вид документооборота, здесь всё должно быть чётко и грамотно.

Итак, распоряжение о ратификации реестра отпусков оформляется следующим образом:

«Шапка» документа — лицо компании, которая издаёт документ, в ней указываются основные реквизиты предприятия:Название организации или ИП, согласно установленным в учредительных документах данным, рекомендуется указать и полное и сокращённое имя фирмы (если есть).
Согласно требованиям общего делопроизводства, в реквизитах компании можно указать квалификационное коды — ИНН, КПП (если это юр. лицо), а также ОКПО организации (заметим, что это желательные, но необязательные реквизиты).
В наименовании документа должно присутствовать конкретизация, что это «приказ (распоряжение)», лучше использовать оба названия, как это делается в стандартных формах. Также приказу присваивается порядковый номер, который фиксируется в журнале распоряжений. Коды, которые ему могут быть присвоены, отдаются на откуп составителю (к примеру, это может быть аббревиатура графика отпусков или общей документации).
Далее, следует основная тема распоряжения, где указывается, что документ составлен для утверждения графика отпусков на определённый год.
Финальные данные в шапке — слева проставляется город, где расположено предприятие, справа — дата его ратификации.

Основная часть распоряжения должна состоять из:Преамбулы, в которой указываются правовые нормы, устанавливающие необходимость документа (в нашем случае — графика отпусков). Как уже упоминалось, ссылка должна стоять на статью 123 ТК РФ, регулирующую основные положения и вопросы применения отпускного реестра.
Содержательной части документа, где в первую очередь фиксируется главенствующая цель приказа — ратифицировать график отпусков к определённому сроку. А далее прописываются основные этапы процесса подготовки, а также назначаются ответственные лица по каждому его пункту

Здесь же можно сфокусировать внимание должностных лиц на правовые нормы, которым нужно следовать:К примеру, что при согласовании графика со своими подчинёнными, нужно в первую очередь учесть пожелания льготных категорий сотрудников, имеющих право уйти в отпуск в любое удобное для них время (не забывая и про совместителей).
А также тот факт, что ежегодный оплачиваемый отпуск, в соответствии со статьёй 125 ТК РФ, можно дробить, но один из отпускных периодов должен составлять не менее четырнадцати дней.

Можно также уточнить, что в графике должны быть учтены не только основной, но и все виды дополнительных или удлинённых отпусков подчинённых (и самого руководителя).
Если этот установлено в локальных актах предприятия, нужно конкретизировать для того, кто будет составлять учётную политику на следующий год, чтобы ответственный сотрудник предусмотрел создание резерва на выплату отпускных компенсаций с целью равномерного распределения этих расходов в затраты предприятия.

При наличии профсоюза в приказе может быть указано, кто назначается ответственным за коммуникации с выборным органом и в какие сроки нужно получить одобрение.
Также отдельным пунктом можно установить порядок внесения корректировок в график (а они на 99% будут в рабочем документе).

В следующей части закрепляется перечень лиц для ознакомления с распоряжением, а также определяется ответственный работник, на которого возлагается total-контроль за процессом. Генеральный директор (или частный предприниматель) имеет право взять этот контроль в свои руки, а также поручить это задание любому другому должностному лицу, кто ведёт кадровый документооборот (начальник отдела кадров, бухгалтер, секретарь, один из начальников отдела и пр.).

Далее, должна быть зафиксирована ссылка, что графики отпусков по отделам или службам принимаются как приложения к приказу.
Визируется документ руководителем предприятия.
Приложением к приказу идут графы с подписями ответственных заинтересованных лиц, где они ставят визу и дату, когда они ознакомлены с документом.

По мере исполнения распоряжения документ подшивается в кадровый документооборот. Храниться приказ, как и его приложения (графики отпусков), которые он вводит в действие, должен 1 год по истечении применяемого периода. То есть, график отпусков на 2019 год вместе с приказом можно утилизировать в начале 2021 года.

Порядок составления и утверждения графика отпусков

График отпусков составляется по унифицированной форме N Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

График отпусков должен быть утвержден в срок не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Как правило, работодатель получает от работников необходимую информацию о планируемых датах отпусков.

С учетом полученных сведений от работников составляется график отпусков.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным на то лицом подписью на графике отпусков.

Кроме основных ежегодных оплачиваемых отпусков в графике также указываются дополнительные отпуска и отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года и поэтому были перенесены на следующий год.

Если в течение календарного года в организацию принят новый сотрудник, то такого сотрудника также нужно включить в график отпусков на текущий или следующий календарный год. Это можно сделать путем оформления дополнения к форме № Т-7.

При этом отпуска, в которые работники уходят  без сохранения заработной платы, в графике отпусков не указываются, так как форма N Т-7 применяется для отражения сведений о времени распределения только ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год с разбивкой по  месяцам.

В графике могут также указываться отпуска внешних совместителей.

Для этого работодателю нужно получить от внешнего совместителя информацию о датах отпуска по основному месту работы.

График отпусков оформляется следующим образом.

• графа 1 – здесь должно быть указано наименование структурного подразделения.

• графа 2 – здесь должна быть указана должность (специальность, профессия) работника согласно штатному расписанию.

В графах 1 и 2 сведения указываются в соответствии со штатным расписанием.

• графа 3 – здесь должны быть указаны ФИО работника.

• графа 4 – здесь должен быть указан табельный номер. Данная графа заполняется, если в организации работникам присвоены табельные номера.

• графа 5 – здесь должно быть указано количество календарных дней отпуска, который полагается работнику.

• графа 6  здесь должна быть указана запланированная дата отпуска.

На момент утверждения графика графы 1 — 6 формы N Т-7 надо  заполнить.

Графы 7, 8 и 9 заполняются от руки.

В течение года в графе 7 указывают дату фактического начала отпуска.

Графы 8 и 9 заполняются в случае, если отпуск перенесён на другой период с указанием его предполагаемой даты.

В графе 8 надо указать документ, на основании которого отпуск был перенесён (например это может быть, приказ руководителя, если отпуск переносится в связи с производственной необходимостью, заявление работника).

А в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска.

Графа 10 заполняется, если:

• в текущем году отпуск работнику не предоставлялся (ч. 3 ст. 124 ТК РФ);

• работник был отозван из отпуска, и его часть будет перенесена на следующий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ);

• отпуск был продлён (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

В данной графе указывают также основания для отзыва из отпуска, продления или переноса отпуска.

В графе «Утверждаю» ставится подпись руководителя организации.

График отпусков утверждается на год.

В графе «Номер документа» указывается его порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией для таких документов.

График отпусков должен быть составлен согласно ч. 1 ст. 123 ТК РФ в срок, не позднее, чем за две недели до наступления календарного года, т.е. в середине декабря текущего года.

Дату составления графика отпусков необходимо указать в графе «Дата составления».

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и заверяется руководителем организации — работодателя.

С утверждённым графиком отпусков нужно ознакомить всех работников организации. Это можно сделать двумя способами:

• дополнить форму № Т-7 графой 11 «С графиком ознакомлен (дата, подпись)» или «О времени начала отпуска извещён (дата, подпись)»;

• приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.

Кроме этого, наниматель должен ещё раз в индивидуальном порядке сообщить каждому работнику о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели.

Для этих целей можно завести журнал извещения работников о времени начала отпуска.

Журнал извещения сотрудников  составляется, как правило, на один месяц.

Что такое график отпусков, кому и зачем он нужен

График отпусков — это внутрифирменный документ, позволяющий учесть интересы трудового коллектива и работодателя. Благодаря графику сохраняется непрерывность производственного процесса на предприятии, а работники реализуют свое право на ежегодный отдых.

График отпусков важен в равной степени и для работников, и для администрации фирмы. Чем качественнее он будет составлен, тем меньше в дальнейшем возникнет конфликтов и неразберихи по поводу ухода работников в очередные отпуска.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Упоминание о графике отпусков как о документе, определяющем очередность ежегодного отдыха членов трудового коллектива, содержится в ст. 123 ТК РФ

Трудовым законодательством не уточняется, при каком количестве работников коммерсанту обязательно оформлять этот документ. Логично предположить, что индивидуальному предпринимателю, осуществляющему коммерческую деятельность единолично, составлять график отпусков бессмысленно. Ему не с кем спорить по поводу сроков своего отдыха — процесс труда он планирует сам.

Совсем другие последствия возникают при отсутствии этого документа в трудовых коллективах с большей численностью трудящихся. Как показывает статистика, большинство людей желают отдыхать летом и в начале осени. Этот факт ставит перед руководством фирмы труднореализуемую задачу — учесть интересы коллектива и не причинить ущерб бизнесу

И неважно, 5 человек трудятся под началом коммерсанта или несколько тысяч, — без графика отпусков не обойтись

Кроме того, несвоевременное оформление отпускного расписания может повлечь не только отпускную неразбериху, но и материальные потери в виде штрафа.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Наказание для директора фирмы, проигнорировавшего требование трудового законодательства о составлении графика отпусков, предусмотрено по ст. 5.27 КоАП и может составить от 1000 до 5000 руб

Фирма потеряет еще больше — от 30 000 до 50 000 руб.

Если нарушение допущено повторно, директора фирмы могут дисквалифицировать на 1–3 года или наказать увеличенным штрафом от 10 000 до 20 000 руб. Юридическому лицу в этой ситуации может быть предъявлено взыскание на сумму от 50 000 до 70 000 руб.

Образец

Бланк составляется по форме Т-7, которая принята постановлением Госкомстата «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1. Именно эту ее рекомендуется использовать, так как она содержит в себе все необходимые графы. Кроме того, здесь предусмотрена возможность для добавления дополнительных строф и граф, если возникнет такая необходимость.
Обязательным реквизитом выступает число и реквизит шефа.

Рекомендуемая:

                                                         │   Код  │

                                                         ├────────┤

                                           Форма по ОКУД │ 0301020│

                  ООО «Фрегат»                           ├────────┤

———————————————— по ОКПО │52564479│

            наименование организации                     └────────┘

Мнение выборного профсоюзного                                              УТВЕРЖДАЮ

органа                                                                                  Ген. директор

от «__» ________ 20__ г. N ___ учтено        ┌─────────┬───────────┬─────┐ Руководитель —————

                                             │  Номер  │    Дата   │ На  │                должность

                                             │документа│составления│ год │Никифоров   В.В. Никифоров

                                             ├─────────┼───────────┼─────┤ ——- ——————-

                             ГРАФИК ОТПУСКОВ │  20-г/о │ 15.12.2014│ 2015│ личная  расшифровка подписи

                                             └─────────┴───────────┴─────┘ подпись

                                                                              16   декабря   14

                                                                             «—» ——— 20— г.

Структурное подразделение	Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию	Фамилия, имя, отчество	Табельный номер	ОТПУСК	Примечание
количество календарных дней	дата	перенесение отпуска
запланированная	фактическая	основание (документ)	дата предполагаемого отпуска
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Дирекция	Генеральный директор	Никифоров В.В.		3	28.04.2015
28	01.09.2015
	Заместитель генерального директора	Аршинов К.П.		28	22.06.2015
	Коммерческий директор	Леонтьев П.В.		28	01.06.2015
	…
Бухгалтерия	Главный бухгалтер	Петрова Н.В.		31	27.07.2015
	Бухгалтер	Лаврова Н.С.		28	01.06.2015
	Бухгалтер-кассир	Воронова Т.Н.		28	10.08.2015
	…
Торговый отдел	Директор магазина	Павлова С.И.		28	13.07.2015
	Менеджер	Кириллов И.П.		11	09.02.2015
28	07.09.2015
		и т.д.

                           Начальник

Руководитель кадровой    отдела кадров Евстигнеева       Н.К. Евстигнеева

службы                   ————- ————     ———————

                           должность      личная       расшифровка подписи

                                         подпись

Кадровики наиболее часто допускают следующие ошибки:

• вовсе не имеют распорядок. В с. 123 ТК сказано, что это обязанность работодателя. Кроме того, использовать свои отпуска специалисты обязаны в соответствии с действующим актом;
• нарушение сроков утверждения. Сделать это нужно за 2 недели до окончания календарного года, то есть до 15 декабря;
• несвоевременное оповещение;
• несвоевременная выплата;
• нарушение норм с. 125, в которой сказано, что при дроблении, одна из частей не может быть меньше 14 календарных дней;
• несоблюдение прав некоторых.

За все эти нарушения можно привлечь к ответственности.

Как составить график

Правила составления графика отпусков, которые необходимо соблюдать, предусматривает ст. 123 ТК

1. Утвердить документ нужно до нового года не позже, чем за 2 недели.
2. При составлении предварительного графика учитывают личное желание сотрудника, и право некоторых работников на выбор удобного для них времени отдыха.
3. Сотрудника нужно оповестить о начале отпуска под расписку за 2 недели. Каким образом его уведомить, отдел кадров определяет самостоятельно. Это могут быть специальные ведомости, извещения, ознакомительные листы. Удобно будет внести в форму отдельные графы, где сотрудник сможет поставить соответствующие отметки.
4. Если на предприятии есть профсоюз, с ним нужно согласовать окончательный вариант.

В видео рассмотрены правила составления графика отпусков на будущий год

В остальном при планировании отпусков работников и составлении графика отпусков принимают во внимание особенности производственного цикла на предприятии. Если в организации много отделов или подразделений, то сначала каждое из них составляет свой проект документа, затем отдел кадров создает сводный график с учетом равномерного распределения отпускных периодов в течение всего года

В график вводятся ежегодный отпуск и дополнительный отпуск, если на него есть право. Неиспользованный отпуск на предыдущие периоды можно внести в график на очередной год или предоставить его по согласованию с работником.

Согласно ст. 115 ТК оплачиваемый ежегодный отпуск составляет 28 рабочих дней. У некоторых групп работников предусмотрен более продолжительный отпуск. Это государственные служащие, педагоги, работники моложе 18 лет, инвалиды. Некоторым работникам полагается дополнительный отпуск. Это лица, которые трудятся на вредных производствах — доп отпуск за вредные условия труда, на Крайнем Севере, имеющие ненормированное рабочее время.

Обратите внимание: в соответствии со ст. 125 ТК при разделении отпуска одна его часть должна составить минимум 14 календарных дней.. При составлении документа необходимо учитывать, что есть категории лиц, которым отпуск предприятие обязано предоставить в удобное для них время, а именно:

При составлении документа необходимо учитывать, что есть категории лиц, которым отпуск предприятие обязано предоставить в удобное для них время, а именно:

Дополнительно
В график отпусков не включается отпуск по беременности и родам, а также отпуск по уходу за ребенком. Кроме того, беременная сотрудница вправе написать заявление с просьбой предоставить ей ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для нее время, несмотря на утвержденный график. Причем, работодатель не имеет права отказать ей. В статье https://otdelkadrov.online/10610-poryadok-predostavleniya-otpuska-beremennym-pered-dekretom-po-trudovomu-kodeksu более подробная информация об уходе в отпуск перед декретом или после него.

• сотрудники младше 18 лет;
• почетные доноры;
• воспитывающие ребенка-инвалида не старше 18 лет;
• имеющие двоих и более детей не старше 12 лет;
• отозванные из ежегодного отпуска;
• внешние совместители.

Такие сотрудники могут по желанию изменить уже назначенную дату отпуска, для этого ему нужно написать заявление. Отказать работодатель не имеет права.

Если трудиться на предприятии работник начал, когда график уже утвержден, в отпуск он идет на основании приказа. При этом сотрудника можно не включать в график отпусков.

Требуется ли приказ об утверждении

В процессе разработки графика отпусков следует предусмотреть в нем возможность отражения всех видов отпусков, подлежащих оплате, а именно:

• ежегодного оплачиваемого отпуска;
• дополнительного оплачиваемого отпуска;
• отпуска, предоставляемого работнику по совместительству;
• неиспользованного работником отпуска.

Обязательной формы графика отпусков не существует. Как вариант, можно использовать отмененную, но по-прежнему удобную форму № 7, утвержденную Постановлением № 1 Госкомстата РФ от 5.01.2004 года. Можно также разработать собственную форму, либо использовать любой типовой шаблон.

Вне зависимости от источника происхождения, типовой шаблон графика отпусков будет включать в себя реквизиты, свойственные приказу. Подготовленный график отпусков подписывается и визируется руководителем предприятия.

Соответственно, необходимость в издании дополнительного приказа об утверждении уже утвержденного графика не требуется. Однако издание приказа не запрещено. Поэтому, если именно такой способ принят на конкретном предприятии, то оформление приказа не будет противозаконным.

Безусловным основанием для издания приказа будет необходимость внесения каких-либо конкретизирующих сведений, относящихся к графику отпусков.

Ответственность за несоблюдение

Помимо ответственных сотрудников подразделений, определенных внутренним распорядком организации, ответственность за заполнение несут руководители организаций и юридические лица.  Работодатель обязан заблаговременно согласовать и правильно оформить документ, учитывая права наемного персонала на отдых, гарантированные ТК РФ. В процессе утверждения графика необходимо учитывать, что есть отдельные категории работников, для кого обязателен ежегодных уход в отпуск.

При нарушении порядка составления документа руководителям и ответственным лицам грозит штраф согласно п. 5.27 КоАП РФ, поскольку такой проступок влечет за собой административное наказание. Для сотрудников сумма штрафа не превышает 5 тысяч рублей, а для организации-работодателя, не подготовившего необходимый отчет к нужной дате, наказанием станет штраф в 50 тысяч рублей или приостановка работы на 90-дневный срок.

Как уже было сказано, график отпусков обязателен для исполнения обеими сторонами, но существуют ситуации, которые запланировать невозможно. Законными основаниями для нарушения этого документа станут: беременность сотрудницы или супруги работника, усыновление трехмесячного младенца и младше, отзыв работника из отпуска и прием нового сотрудника после утверждения графика.

2021 zakon-dostupno.ru