Считаем численность работников: среднюю, списочную

Учет штата

Некоторые категории сотрудников не принимаются в расчет при определении показателя ССЧ штата. К таковым причисляют:

• работники на совмещении, нанятые извне (предусмотрен отдельный учет);
• трудящиеся по гражданско-правовому контракту;
• трудящиеся за границей (без сохранения зарплаты);
• учредительский состав, которым не начисляется зарплата;
• адвокатура;
• военнослужащие, находящиеся при исполнении;
• сотрудники, чье заявление об увольнении находится на рассмотрении;
• прекратившие трудовую деятельность без предупреждения руководителей;
• работники в декретном отпуске и по уходу за ребенком;
• ученики на стипендии, нанятые по ученическому контракту;
• учащиеся, работающие с отрывом от профессиональной деятельности.

При определении ССЧ штата предприятия учитывают трудящихся по факту и находящихся во временном отсутствии по различным причинам.

За целую рабочую единицу принимают такие категории работников:

• пришедшие на рабочее место;
• находящиеся в вынужденном простое;
• командированные, в том числе и за рубеж;
• работники на больничном;
• отсутствующие по государственной необходимости;
• сотрудники на испытательном сроке;
• удаленные сотрудники (на дому);
• работники со званиями;
• студенты и учащиеся с отрывом от трудовой деятельности (при условии сохранения зарплаты);
• практиканты (в случае занятия таковыми должности);
• сотрудники в учебном отпуске с сохранением зарплаты;
• сотрудники в отпусках (очередных, дополнительных и за свой счет);
• сотрудники на выходном;
• временные заместители отсутствующих сотрудников;
• бастующие;
• иностранцы, трудящиеся на территории РФ;
• вахтовики;
• находящиеся в прогуле;
• сотрудники под следственным разбирательством.

К категории трудящихся неполный рабочий день не относятся сотрудники, которым согласно трудовому законодательству РФ полагается сокращение рабочего графика с сохранением полной ставки заработной платы. В список входят:

• несовершеннолетние;
• работники вредных отраслей, горячих цехов и химпроизводства;
• сотрудники с установленными перерывами на кормление;
• работники женского пола, трудящиеся в сельской местности;
• инвалиды 1-й и 2-й группы.

Требуется учитывать некоторые моменты:

• работник, получающий заработную плату и находящийся на половине ставки или 2-х ставках, входит в учет как одна целая штатная единица;
• работник на внутреннем совмещении также учитывается как одна единица
• подрядчик, нанятый по гражданско-правовому контракту, а также зачисленный в штатный список этого же предприятия по основному контракту, считается за одну единицу
• если сокращенный рабочий день установлен по инициативе руководства, то сотрудник принимается за единицу.

ССЧ штата — что это и для чего используется

Среднесписочной численностью сотрудников называется отчетный параметр, который передается в органы федеральной налоговой инспекции в период до 20.01 за прошедший отчетный год.

Согласно ст.80 п.3 НК РФ эта форма отчетности должна подаваться ежегодно.

Форма подачи отчетности установлена приказом №ММ-3-25/174 29.03.2007.

Если в предыдущем годовом отчете показатель среднесписочной численности составил 100 и более человек, то сдача отчетности осуществляется исключительно в электронной форме. Предприятиям надлежит передавать отчеты независимо от численности штата.

Не сданный вовремя отчет по ССЧ приводит к начислению штрафов, которые составляют 200 руб. на предприятие (ст.126 п.1 НК) и от 300 до 500 руб. для руководителя и главбуха. Несмотря на невысокие суммы штрафов, отсутствие своевременно поданного отчета по ССЧ может привести к снятию с предприятия льгот, пересчету налоговых сумм, а также штрафным санкциям за возникшую недоплату. И даже после уплаты штрафных начислений с предприятия не снимается обязанность предоставления отчета.

Для чего нужны параметры среднесписочной численности:

1. При подаче отчетности:
   • П-4;
   • РСВ-1;
   • формы N-ПМ и N-МП micro;
   • 4-ФСС.
2. Если предприятие претендует на льготы или подтверждает существующие:
   • переход на УСН;
   • имущественный и земельный налоги;
   • налог на прибыль;
   • налог на добавленную стоимость.

Что такое средняя и среднесписочная численность

Средняя численность — это составной показатель, она включает:

• среднесписочную численность сотрудников;
• количество лиц, занятых на данном предприятии в качестве внешних совместителей, иначе говоря, имеющих основное место работы в другой организации;
• число сотрудников, которые работают на данном предприятии на основании гражданско-правового договора.

При этом помесячные данные служат основой для калькуляций среднесписочной численности для более длительных периодов.

Вычислять эту величну может потребоваться для следующих целей:

• для предоставления сведений о среднесписочной численности сотрудников в данной организации за истёкший год. Такую информацию требуется предоставить в локальный орган налоговой службы не позднее 20 января года, следующего за истёкшим;
• предприятия, которые только что образовались либо пережили реорганизацию, обязаны предоставить такой показатель в месяц, следующий за тем, когда компания была создана или сменила форму также не позднее 20 числа;
• для определения, требуется ли предприятию предоставлять в налоговую службу в электронном виде налоговую декларацию, её требуется отправить всем организациям, у которых данный показатель превышает 100 человек;
• если в компании трудится меньшее количество народа, то она обязана известить налоговую инспекцию о среднесписочной численности персонала, но обязанность подавать её именно в электронном виде для неё отсутствует;
• в свою очередь индивидуальные предприниматели должны предоставлять эту информацию, только если они нанимали сотрудников в течение предыдущего года;
• для внесения соответствующей информации в форме РСВ-1 Пенсионного фонда, которая содержит поле «Среднесписочная численность»;
• для внесения информации в поле «Численность работников» в форме 4-ФСС;
• для вычисления значения авансового платежа по налогу с прибыли, взимаемого с обособленного подразделения организации

Обзор изменений в отчетности 2021 года

Количество работающих по трудовому договору имеет значение не только при расчёте налогов, но и при выборе способа подачи отчёта СЧР: бумажный или электронный. Обычно сведения о среднесписочной численности вновь созданной организации подают в бумажном виде, т.к. количество работающих, нанятых в первый же месяц, редко превышает 100 человек.

Правило статьи 80 (3) НК РФ гласит, что подавать налоговые декларации и расчёты в бумажном виде вправе только налогоплательщики, имеющие не более 100 человек. Если подходить буквально, то эта статья не должна распространяться на отчёт о среднесписочной численности, т.к. он не является налоговым. Однако налоговики настаивают на том, чтобы при количестве работающих выше 100 человек информация об их количестве тоже сдавалась в электронном формате.

На самом деле это требование особых трудностей не вызывает, учитывая, что с 2015 года плательщики страховых взносов обязаны сдавать отчётность по страховым взносам в электронной форме, уже начиная с 25 человек. То есть, если количество работников на вашем предприятии превысило 25 человек, всё равно придется оформлять электронную цифровую подпись, которой можно подписывать все отчёты.

Отчёт о количестве работающих подается в налоговую инспекцию по месту постановки на учёт: по прописке индивидуального предпринимателя или юридическому адресу ООО. Если документ оформлен на бумажном носителе, то сдать отчёт можно лично в ИФНС или по почте с описью вложения.

Сдать сведения можно как в бумажном, так и в электронном виде. На бумаге сведения подаются лично в ИФНС, либо отправляются по почте. Сдавать таким образом сведения могут только те организации, численность персонала которых не превышает 200 человек. Для тех организаций, численность которых более 200 человек обязаны представлять сведения только в электронном виде.

Штрафные санкции за непредставление или несвоевременное представления сведений предусмотрены НК РФ КоАП РФ:

• 200 рублей – на организацию
• 300 – 500 рублей – на руководителя.

Штраф ИФНС обычно накладывают только на организацию. Оштрафовать руководителя можно только по решению суда, то есть для того, чтобы ИФНС могла взыскать штраф с руководителя, ей придется обратиться в суд.

Оплата штрафа не освобождает организации от сдачи сведений. Организация обязана представить сведения вне зависимости от оплаты штрафа.

Помимо штрафов за несвоевременную сдачу отчетов налоговая вправе заблокировать счет компании или ИП. Но требование распространяется только на налоговые декларации, либо требования по уплате налога, пени или штрафа. Что же касается сведений о среднесписочной численности, то за их несвоевременное представление заблокировать расчетный счет ИФНС не вправе.

Кого включают в среднесписочную численность

Следующих работников в обязательном порядке учитывают при расчете среднесписочной:

• которые находятся в командировке;
• которые находятся на больничном;
• кто трудится удаленно;
• кто находится в отпуске (ежегодном или дополнительном);
• сотрудники, у которых в день расчета выходной;
• работники в отгуле;
• работники, у которых есть прогулы.

Следующий перечень содержит тех лиц, которые при расчете среднесписочной учитываться не должны:

• внешние совместители;
• работающие по гражданско-правовому договору;
• работницы, которые находятся в отпуске по беременности и родам (либо в связи с усыновлением);
• работницы, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком.

Отчет о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год необходимо было сдавать в ИФНС:

• организациям (при этом не имеет значения, используют ли они труд работников в своей деятельности, на основании Письма Минфина России от 04.02.2014 N 03-02-07/1/4390);
• ИП (только в том случае, если предприниматель нанимает одного или нескольких сотрудников на работу на основании трудового договора).

Данные предприниматели должны были сдать отчет за 2020 год не позднее 20 января 2021 года.

Сдать отчет о среднесписочной численности работников за 2020 год в 2021 году обязаны:

• вновь созданные юридические лица;
• реорганизованные организации.

При этом вновь созданные предприятия должны сдать документ в сроки, отличающиеся от ИП и организаций. Этим категориям нужно сдать отчет не позже, чем 20 числа месяца, который следует за месяцем их создания (реорганизации). Такое положение содержится в пункте 3 статьи 80 НК.В документе указывают данные о среднесписочной численности работников за месяц создания (реорганизации) предприятия.

Таким образом, если датой создания организации является 17 апреля 2021 года, то сдать отчет о среднесписочной численности работников нужно было не позднее 20 мая этого же года.

Расчет списочной численности сотрудников

Для того чтобы определить значение показателя среднесписочной численности штатных работников фирмы, необходимо рассчитать показатель списочного состава работников.

В качестве законодательной базы при этом будут выступать приказы и инструкции органов статистики.

Документами, регламентирующими исчисление численности списочного состава сотрудников, являются:

1. Инструкция, принятая Постановлением Госкомстата СССР в 1987 году (в дальнейшем – Инструкция);
2. Приказ Росстата № 357 от 03 августа 2015г.;
3. Приказ Росстата № 498 от 26 октября 2015г.;
4. Приказ Росстата № 536 от 27 августа 2014г.

Списочная численность является значимым показателем не только для целей формирования и предоставления отчетных форм в уполномоченные органы, но и успешно применяется для аналитических расчетов. Так, с ее помощью компании и предприниматели имеют возможность рассчитать насколько эффективно трудятся в организации привлеченные кадры, какова динамика заработной платы.

При определении данной величины важно знать, что не все сотрудники могут быть учтены в расчетах. Инструкцией установлены категории трудящихся граждан, которые фигурируют при определении численности списочного состава работников компании, а также те, кто не может быть задействован при расчете данного показателя

Инструкцией установлены категории трудящихся граждан, которые фигурируют при определении численности списочного состава работников компании, а также те, кто не может быть задействован при расчете данного показателя.

В соответствии с Инструкцией в расчет списочной численности включаются:

• Работники, исполняющие свои профобязанности на рабочих местах, включая периоды, когда работники фактически находились на местах, но в связи с простоем не работали;
• Сотрудники, находящиеся по приказу руководителя в служебных командировках с сохранением зарплаты и должности;
• Персонал, находящийся на больничном в течение всего периода действия больничного листа вплоть до дня фактического выздоровления и возвращения на рабочее место или увольнения по состоянию здоровья;
• Сотрудники, которые приняты в организацию на условиях неполного рабочего дня, неполной рабочей недели или на полставки в соответствии с утвержденным штатным расписанием. В этом случае каждый работник будет учитываться как целая единица вне зависимости от того, находился сотрудник на рабочем месте полный день или нет. В эту группу не входит персонал, которому на уровне законодательстве установлена сокращенная продолжительность рабочего дня;
• Работники на исполнительном сроке в соответствии со ст. 70 ТК РФ, начиная с первого дня нахождения на рабочем месте;
• Удаленные сотрудники;
• Граждане, которые организацией были направлены на повышение квалификации в образовательные учреждения;
• Работники, на которых выполнение трудовых функций компанией назначено за пределами основного местонахождения компании, то есть вахтовики;
• Персонал, находящийся в одном из законодательно допустимых видов отпусков: ежегодном, дополнительном или отпуске за свой счет;
• Сотрудники, которые в соответствии с действующим законодательством находятся в отпуске по беременности и родам и отпуске по уходу за ребенком до полутора лет. К этой категории также относят сотрудников, которые были наняты в организацию временно для замещения отсутствующих работников;
• Работники, уличенные в прогулах;
• Сотрудники, которые в связи с проведением розыскных мероприятий, находятся под следствием.

В соответствии с рассматриваемой Инструкцией, определенная категория работников, которая должна быть исключена из расчета. К ним относят внешних совместителей, работники, сотрудники, которые были привлечены для выполнения разовых работ. Полный перечень представлен в Инструкции, утвержденной Постановлением Госкомстата СССР.

Списочная численность

Прежде чем разобраться, что такое среднесписочная численность работников (СЧР), надо понять, кто включается в списочную. Согласно Указаниям Росстата (приказ от 27.11.2019 № 711), в списочную численность включают принятых по трудовому договору, в том числе учредителей компании, если они получают зарплату. Длительность трудового договора не имеет значения, учитываются даже те, кто проработал только один день. Причем, в расчёт включают не только тех, кто фактически явился на работу, но и отсутствующих на работе по определённым причинам.

В Указаниях Росстата приводится перечень сотрудников, которых включают в списочную численность, и тех, кого не включают.

Для определения количества списочного состава надо каждый день вести табель учёта рабочего времени, отмечая в нём тех, кто явился на работу и тех, кто отсутствует по каким-либо причинам. Формы табеля установлены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1:

• Т-12 – универсальный вариант;
• Т-13 – для предприятий, где установлены автоматические турникеты для учета явки.

При заполнении табеля ежедневно по каждому сотруднику указываются отработанные часы и условное обозначение, например:

• дневное время – Я;
• ночное время – Н;
• сверхурочные часы – С;
• служебная командировка – К;
• ежегодный основной оплачиваемый отпуск – ОТ;
• отпуск по беременности и родам – Р;
• временная нетрудоспособность – Б;
• неявка по невыясненным обстоятельствам – НН.

Далее, на основании данных табеля, надо посчитать среднесписочную численность работников за месяц.

Нормативы

Существуют разные нормативы численности персонала. Среди них нормы выработки, нормы обслуживания и т. д. Чтобы найти, сколько человек требуется для реализации определенной трудовой функции, употребляются расчеты на основании численности труда персонала.

Опора на нормативы позволяет планировать количество и состав сотрудников компании, что практически приводит к уровню продуктивности, который соответствует техническим характеристикам фирмы.

Приведем несколько вариантов расчета.

Способ 1. В согласовании с нормами выработки. Они определяются как объем работы (к примеру, число готовой продукции), который команда (либо сотрудник с достаточной квалификацией) обязана выполнить в соответствии с имеющимися организационными критериями на единицу рабочего времени.

Способ 2. В соответствии с нормативом численности. Основой для этого расчета является фиксированное количество сотрудников с определенной квалификацией, требуемое для решения управленческих либо промышленных задач. Главным недочетом использования этого норматива является не очень высокая точность характеристик. Это связано с тем, что при определении стандартов количества сотрудников учитываются лишь обычные объемы. Чем сложнее реальный рабочий процесс, чем больше он отклоняется от типового. Поэтому точность расчета уменьшается.

Способ 3. В согласовании с нормами времени. Здесь нужно учитывать количество времени, которое затрачивается на реализацию единицы промышленного процесса работником либо командой.

Способ 4. В согласовании с нормативами обслуживания. В этих расчетах основой является количество единиц промышленного оборудования (к примеру, станков, голов животных), которое группа служащих должна обрабатывать в течение определенного времени. Это правило практически такое же, как и для сотрудников, которые выполняют функции услуг. Нередко при подсчете количества работников в организации (как обычного, так и нормативного) показатели численности персонала являются дробными и требуют округления. Полученные значения употребляются в качестве доводов для принятия разных управленческих решений в области кадровой политики.

Вам будет интересно:Русская Школа Управления: отзывы учащихся, направления подготовки и повышения квалификации, филиалы

Количество застрахованных и ССЧ в отчете РСВ-1

В отчете РСВ-1 на титульном листе есть два поля, касающиеся численности сотрудников:

1. Количество застрахованных лиц, на которых представлены сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и/или страховом стаже

Тут нужно указать общее количество застрахованных лиц в соответствии с количеством работников, указанных в разделе №6 (он заполняется на каждого).

1. Среднесписочная численность

Здесь указывается ССЧ работников компании или ИП. Расчет производится по общим правилам, в соответствии с Указаниями.

У многих бизнесменов при заполнении отчета появляются вопросы, когда в РСВ-1 количество застрахованных лиц равно «1», а сотрудники появились только в конце года и ССЧ получается чуть больше нуля. Электронная форма отчета, как правило, не позволяет поставить 0 или дробное число в поле ССЧ, если указано наличие застрахованных лиц. Это связано с различием методик расчета численности ПФР и налоговой — налоговую интересует число людей, на которых начислялись взносы. Поэтому просто ставьте в графе «Среднесписочная численность» — «1».

Расчет для ПФР и ФСС

Для предоставления сведений в Пенсионный фонд (отчет РСВ 1) и Фонд социального страхования (4-ФСС) также требуется указывать среднесписочную численность. Отличие расчета заключается в том, что здесь учитываются внешние совместители и сотрудники, работающие по гражданско-правовым договорам.

В статье были рассмотрены примеры и приведены формулы по расчету среднесписочной численности работников. Подробно разъяснены нюансы, которые учитываются при подсчете, отличие отчетов в ПФР и ФСС от ИФНС. Таким образом бухгалтеру с любым уровнем подготовки несложно сделать расчет среднесписочной численности сотрудников  своей организации.

Видео — разъяснения о порядке подачи сведений о среднесписочной численности:

Списочная численность

Прежде чем разобраться, что такое среднесписочная численность работников (СЧР), надо понять, кто включается в списочную. Согласно Указаниям Росстата (приказ от 27.11.2019 № 711), в списочную численность включают принятых по трудовому договору, в том числе учредителей компании, если они получают зарплату. Длительность трудового договора не имеет значения, учитываются даже те, кто проработал только один день. Причем, в расчёт включают не только тех, кто фактически явился на работу, но и отсутствующих на работе по определённым причинам.

В Указаниях Росстата приводится перечень сотрудников, которых включают в списочную численность, и тех, кого не включают.

Для определения количества списочного состава надо каждый день вести табель учёта рабочего времени, отмечая в нём тех, кто явился на работу и тех, кто отсутствует по каким-либо причинам. Формы табеля установлены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1:

• Т-12 – универсальный вариант;
• Т-13 – для предприятий, где установлены автоматические турникеты для учета явки.

При заполнении табеля ежедневно по каждому сотруднику указываются отработанные часы и условное обозначение, например:

• дневное время – Я;
• ночное время – Н;
• сверхурочные часы – С;
• служебная командировка – К;
• ежегодный основной оплачиваемый отпуск – ОТ;
• отпуск по беременности и родам – Р;
• временная нетрудоспособность – Б;
• неявка по невыясненным обстоятельствам – НН.

Далее, на основании данных табеля, надо посчитать среднесписочную численность работников за месяц.