Передача дел при увольнении сотрудника

Содержание:

Как правильно заполнить
Для каких должностей необходим приказ о передаче дел
В каких случаях при увольнении составляется акт приема передачи дел
Нюансы расторжения трудового договора с иными материально обязанными лицами
Образец акта приема-передачи дел главного бухгалтера
Вправе ли работник передать дела?
- Порядок увольнения сотрудника
- Требуется ли разрабатывать внутреннее положение?
На чем построить увольнение?
Ответы на часто задаваемые вопросы
Что нужно знать о расписке и как лучше ее написать
За какой срок до ухода специалиста издается?
Кто может быть МОЛ в организации — перечень должностей
- Может ли грузчик на складе быть МОЛ?
- Является ли руководитель предприятия МОЛ?
  - Обязанности и функции
Вправе ли работник передать дела?
- Порядок увольнения сотрудника
- Требуется ли разрабатывать внутреннее положение?

Как правильно заполнить

Шапка акта заполняется стандартно: пишут наименование юрлица, город и дату подписания акта. Затем следуют имена и должности генерального директора и двух бухгалтеров. После этого начинается сложная часть документа, заполнить которую можно как коротко, так и подробно, в зависимости от размера и типа организации.

Во-первых, здесь констатируют, что первичная финансовая документация в полном составе хранится на предприятии. Перечень подготовлен и прилагается к настоящему акту.

Во-вторых, пишут, проводилась ли полная или выборочная инвентаризация документов и удалось ли выявить недочеты. Ставятся даты последних проверок контролирующих органов. Если недочеты выявлены, формируется список утерянных документов и также прикладывается к акту. Помимо этого, в приложение включается акт последней государственной проверки. Описи подлежат бухгалтерские данные на любых носителях, в том числе электронных.

В третьих, фиксируют, соответствует ли проводившийся до этого дня бухгалтерский учет законам страны в полной мере, а также замечания (если есть). Они записываются в отдельном реестре замечаний, который прикладывается к акту.

Говоря проще, этот раздел должен в полной мере описывать положение бухгалтерских дел на момент передачи. В зависимости от того, чем занимается компания и ее размера, сюда добавляют другие пункты или, напротив, обходятся кратким описанием.

В конце этого изложения все «члены комиссии» соглашаются с тем, что не имеют сведений о других документах бухгалтерского учета на данном предприятии и вся информация актуальна. Затем участники ставят подписи. Ниже перечисляются реестры документов, прилагаемых к передаче дел.

Для каких должностей необходим приказ о передаче дел

Передача показаний счетчиков воды в спб через интернет и по телефону, личный кабинет вцкп

Передача дел считается формальностью, которой организации не всегда следуют. Однако есть ряд должностей, при увольнении с которых официальное распоряжение необходимо:

Директор. Этот человек обладает наибольшей ответственностью. В его руках учредительные документы, печати, лицензии, договоры, доверенности. Чтобы избежать спорных ситуаций в будущем, четко обозначить перечень передаваемых дел и бумаг, выпускается соответствующий приказ.
Начальник отдела. В руках человека, занимающего эту должность, находится ответственность за решение всех вопросов, непосредственно касающихся производства и подчиненного персонала.
Работник, несущий материальную ответственность. Это может быть главный кассир, заведующий складом.

Приказ о передаче дел сотрудника, независимо от должности, оформляется до фактического расторжения трудового договора, поскольку потом работник не обязан приходить на прежнее рабочее место и заниматься уже чужими делами.

В каких случаях при увольнении составляется акт приема передачи дел

План передачи дел при увольнении образец

Данный документ рекомендуется составлять в любом случае. Однако есть такие ситуации, когда он просто необходим. Например, работник увольняется, а нового по какой-либо причине еще не нашли.

Задерживать увольняющегося предприятие не имеет права. Может быть назначен компетентный сотрудник, который примет документацию, а в дальнейшем передаст их новичку.

Кроме этого, есть еще две причины, по которым составление такого акта обязательно.

Прекращение деятельности сотрудника, который участвует в управлении предприятием либо имеет доступ к финансовой, бухгалтерской или налоговой документации компании, к денежным документам, печатям, бланкам строгой отчетности и пр.
Увольнение материально-ответственного лица.

Акт нужно составлять в письменном виде. В нем должны стоять подписи обеих сторон, иначе при возникновении спорных ситуаций к уволившемуся работнику невозможно будет предъявить претензию.

Нюансы расторжения трудового договора с иными материально обязанными лицами

Уведомление об увольнении работника

Приказ, изданный организацией в связи с расторжением трудового контракта с МОЛ. Предполагает необходимость проведения ревизионных мероприятий. В процессе изучения документации и состояния основных средств осуществляются следующие действия:

пересчет ценностей, полученных работником для осуществления профессиональной деятельности в соответствии с должностным регламентом (износ, остаточная стоимость);
составление документа о передаче материальных ценностей принятому на работу человеку.

Акт, согласно которому производится передача основных средств визируется обеими сторонами. То есть свои подписи на бумаге ставит как уходящий работник, так и вновь прибывший специалист.

Важно помнить о том факте, что после визирования документа увольняющийся сотрудник полностью освобождается от обременения. В будущем ему не могут предъявляться какие-либо претензии по поводу состояния и наличия имущества

Мероприятие планируется в двухнедельный период. Именно такой срок предусматривается ТК РФ для отработки перед расторжением договора. По истечении указанного времени удерживать человека для передачи дел нельзя. Данное действие будет считаться незаконным и повлечет негативные последствия для организации и ее руководства.

Образец акта приема-передачи дел главного бухгалтера

В акте могут отражаться следующие элементы:

общеорганизационные (реквизиты действующей учетной политики с описанием общей характеристики бухучета фирмы и организации бухгалтерской службы);
описание технических учетных нюансов (применяемые для учета программные средства, установленный на фирме порядок хранения баз данных, электронной и бумажной первички и др.);
указание на наличие специфической нормативки, применение которой для данной фирмы обязательно;
порядок доступа к учетной системе (пароли, электронные ключи и др.);
наличие (отсутствие) расхождений в учетных регистрах и отчетности с указанием причин их возникновения, а также иные учетные нюансы;
факт передачи ценностей, находящихся на ответственном хранении у главного бухгалтера (фирменные штампы и печати, ключи от сейфов, электронные ключи и сертификаты спецоператоров связи и др.);
общеоформительские реквизиты (подписи ответственных лиц, дата составления акта и др.).

В качестве приложений к рассматриваемому акту выступают результаты инвентаризации, описи передаваемых документов и иные документы.

«Порядок проведения инвентаризации основных средств»;
«Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности».

Кроме того, в акте необходимо отразить выявленные в ходе передачи дел учетные и отчетные ошибки и расхождения, а также иные пояснения и замечания (если принимающая или передающая сторона не согласна с отраженной в акте информацией).

Вправе ли работник передать дела?

В первую очередь требуется понимать, какие цели преследует рассматриваемый процесс. Под последними понимается постановка в известность заинтересованных лиц о состоянии дел к моменту расторжения трудового договора. Это своего рода отчет о проделанной работе и рекомендации преемнику. С помощью подобных советов гражданин, занявший должность, сможет быстрее освоиться, познакомиться со своим функционалом и продолжить начинания.

Комментарий специалиста

Каменский Юрий

Юрист

Сотрудник, разрывающий трудовые отношения с нанимателем и являющийся одним из руководителей обязан передать приемнику правовую, документальную и материальную базу предприятия. Обязанность отчета и ознакомления лиц, принимающих функционал на себя, необязательна согласно Трудовому кодексу РФ. Однако при наличии соответствующего положения в трудовом договоре игнорирование соответствующих действий расценивается как проступок. Чаще всего руководство организации указывает в соглашении с работником необходимость передачи дел при оставлении должности. Вместе с тем данный пункт относится к стороне, покидающей компанию, а соответственно при невыполнении требования привлечь человека к дисциплинарной ответственности вряд ли получится.

Порядок увольнения сотрудника

Действующее законодательство не содержит четкого регулирования процесса передачи сведений о проделанной работе и задачах, необходимых к решению, при расторжении трудовых отношений. Как правило, данное действие касается лиц, несущих материальную или имущественную ответственность. В процессе ознакомления коллег последние смогут понять, в каком состоянии находятся дела.

Увольнение из организации связано с необходимостью четкого последовательного соблюдения этапов. К таковым относятся:

Формирование заявления о расторжении договора.
Издание приказа предприятия об осуществлении инвентаризации дел, материальных ценностей, выданных работнику.
Проведение инвентаризации.
Сравнение данных по итогам проверки.
Передача дел новому сотруднику.
Подписание акта, свидетельствующего о согласии с приемом.
Расчет с сотрудником, выдача ему трудовой книжки.

В некоторых организациях для удобства составляются шаблонные планы передачи информации о проделанной работе. Они формируются в виде перечня. Информация вписывается в зависимости от занимаемой должности и функционала увольняющегося.

Требуется ли разрабатывать внутреннее положение?

Принятие указанного документа рекомендовано для организаций. Несмотря на формальность процесса на крупных предприятиях работает много лиц, ответственных за важные документы или имущество. На практике выделяется пять должностей, которые требуют обязательного распоряжения о передаче дел. В данный список попадают:

Директор. Указанная должность предполагает больше всего обязательств. Широкая сфера ответственности обуславливает формирование четкого перечня дел, передаваемых последователю. Преемник должен ознакомиться и получить печати, документацию, контракты, лицензии и т. д.;
Главный бухгалтер. Считается основным материально ответственным на предприятии лицом. Регламент предполагает обязанность сохранения гражданином всей отчетности организации, а также должное ведение регистров. Необходимость формальной передачи дел при увольнении главного бухгалтера установлена ч. 4 ст. 29 ФЗ от 06.12.11 №402;
Сотрудник кадровой службы. В его ведении находятся дела штатных единиц компании. Кадровая документация принимается через опись и составление соответствующего акта;
Начальник отдела;
Рядовой работник с функционалом, предполагающим наличие материальной ответственности (кассиры, кладовщики и пр.).

Приказ о приеме-передаче документов и основных средств должен оформляться до даты, совпадающей с последним днем сотрудника в организации. После разрыва трудовых отношений бывший работник не обязан выполнять распоряжения руководства компании и посещать прежнее место занятости.

Стандартная форма приказа содержит следующие сведения:

дату составления;
место формирования;
причины, по которым издается акт;
данные ответственных лиц;
визу и печать.

На чем построить увольнение?

Окончание сотрудничества с главбухом по версии ТК точно такое же, как и с другим сотрудником. Однако, в дополнение к статьям ТК, федеральные законы предусматривают некоторые основания, специфичные для ключевых постов, таких, как директор и главный бухгалтер. Рассмотрим все законодательные поводы для увольнения главбуха.

Как организовать передачу дел при увольнении главного бухгалтера?

Главный бухгалтер хочет уйти сам

Собственное желание сотрудника – веский повод для любого увольнения. Ценность сотрудника, материальная ответственность и даже кипа незаконченных дел не смогут задержать главного бухгалтера, если он решил оставить работу.

ВНИМАНИЕ! Иногда работодатели, желая обезопасить фирму, вносят в трудовой договор пункты, по которым бухгалтер якобы лишен права увольняться в период незавершенных отчетов и т.п. Поскольку ТК как законодательный акт приоритетнее внутренних документов, то, даже подписав договор с такими пунктами, бухгалтер вправе уволиться, отработав положенные две недели

Руководствуясь ст. 80 ТК, бухгалтер письменно извещает сотрудника за 14 дней о своем уходе. В эти дни он сдает дела преемнику. За приемку дел, как и за весь бухучет, ответственность несет руководитель (п.1 ст.6 ФЗ № 129). Если он не смог найти заместителя, то должен принять дела сам, в противном случае придется отпускать бухгалтера «как есть».

ВАЖНО! Если руководитель не хочет увольнять главбуха, отказываясь подписать заявление и запрещая регистрировать его в секретариате, документ можно направить заказным письмом и прекратить работу через установленные 14 дней. Незаконно задерживаемую трудовую книжку придется требовать через суд

Инициатива руководителя в увольнении главного бухгалтера

Закон предусматривает много оснований, по которым руководитель вправе указать главбуху на двери. Среди них есть те, что применимы как к ключевому, так и к рядовому сотруднику.

Подложные документы при оформлении трудового договора.
Истечение срочного договора. Предупреждение о нежелании продлять договор нужно предоставить сотруднику за 3 дня. Если после истечения срока этого не произошло, договор автоматически превращается в бессрочный.
Невыполнение своих обязанностей или выполнение с нарушениями (несколько раз, подтвержденных взысканиями, или один раз, но грубо).
Прогул.
Появление сотрудника нетрезвым либо под действием наркотических или других токсических препаратов.
Нежелание работать в изменившихся условиях, подчиненности или территориального расположения.
Нарушение положений трудового договора (если они не противоречат ТК РФ).
Несоответствие должности, выявленное в результате проведенной аттестации.
Ликвидация организации.
Сокращение штата или численности.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Сокращение – достаточно редкий повод для увольнения бухгалтера, ведь в любой организации необходим человек, ведущий финансовый учет. Только если предприятие очень маленькое, директор сам может выполнять функции бухгалтера, тогда эту должность допустимо сократить.

Основания, связанные с материальной ответственностью

Главбух вправе быть уволенным, если установлено, что он:

совершил хищение, растрату, уничтожил либо повредил что-либо, принадлежащее фирме или другим сотрудникам (факт должен быть подтвержден судом или другим уполномоченным органом);
своими действиями или бездействием, связанным с обслуживанием ценностей, утратил доверие руководства;
участвовал в принятии решения, повлекшего ущерб имуществу организации.

Основания, связанные с уникальностью бухгалтерских обязанностей

В связи с тем, что трудовые функции главного бухгалтера предусматривают исключительную осведомленность обо всех бизнес-процессах, сменить этого сотрудника допустимо, если:

у организации появляется новый собственник (иметь на ключевой должности «своего человека» – право владельца);
собственник хочет сменить имущество организации и лиц на ключевых постах;
главный бухгалтер разгласил охраняемую законом тайну.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Информация, которая есть в учредительных документах, а также подаваемой отчетности, не может считаться секретной. Поэтому сведения о движении денег по закону не признаются коммерческой тайной, и, если бухгалтер проболтался именно об этом, увольнение на этом основании неприемлемо

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: Когда проводится инвентаризация документации при смене директора, и где зафиксировать отсутствие документов?

Оптимальный вариант проведения инвентаризации всех документов вкупе с наличествующим имуществом -— до передачи их новому директору. Если результат проверки покажет нехватку каких-либо документов, этот факт отображается обязательно в акте (приложении к нему).

Вопрос №2: Какие последствия ожидают бывшего директора, если при нем не оформлялась передача документации новому руководителю по акту?

Собственно факт отсутствия акта приема-передачи документации не влечет за собой никаких серьезных последствий. К ответственности за это никого не привлекают. Обоснование: законодательно порядок передачи дел не регламентирован. Отсутствуют даже разработанные утвержденные формы самого акта.

Но, следует понимать, что директор -— материально-ответственное лицо. На нем лежит вся полнота ответственности за деятельность в рамках трудовых отношений по части утери документации, ценностей, допущении нарушений. Самоочевидно, своевременное письменное документирование передачи дел позволит значительно облегчить ведение хозяйственной деятельности.

Что нужно знать о расписке и как лучше ее написать

В документе указываются полные паспортные данные сторон, а также место регистрации. Указать только ФИО недостаточно.
Сумма денежных средств должна быть указана в рублях. Написание происходит цифрами и прописью.
В расписке указывается фактическая дата получения средств – конкретный день и время.
Если это долговая расписка, то обязательно следует указать точный срок возврата денежных средств.
Если документ составляется для подтверждения оплаты стоимости какой-либо вещи, то прописывается, за что конкретно были переданы средства.
В завершении указывают ФИО участников и их личные подписи с расшифровкой.

Самостоятельно написанная расписка имеет точно такую же юридическую силу. Чтобы подтвердить добровольность достаточно пригласить нескольких свидетелей, которые также поставят на документе личную подпись и укажут свои паспортные данные. Это обезопасит стороны от ложных показаний, если один из участников решит оспорить факт передачи средств.

За какой срок до ухода специалиста издается?

Например, в случае увольнения по своей инициативе – по собственному желанию (п.3 ст.77 ТК РФ), логично совместить этот период с обязательным сроком отработки, равным 14-ти дням (ст. 80 ТК РФ).

Если предприятие крупное, с различными направлениями деятельности и большим оборотом, то 2- недельного срока может оказаться недостаточно.

Важно, чтобы условия прекращения сотрудничества, в том числе и срок отработки до 1- месяца и более этой важной персоны, были предусмотрены в ТД. Став пенсионером, правая рука руководителя предприятия вправе уволиться без отработки, поэтому важно обусловить этот момент непременной передачей дел, закрепив срок в приказе

Кто может быть МОЛ в организации — перечень должностей

Нести материальную ответственности могут только определенные категории работающих граждан.

Список работников:

работники, которые в процессе осуществления профессиональной деятельности проводят манипуляции с ценными бумагами;
граждане, принимающие участие в сделках купли-продажи и других подобных;
специалисты, ведущие складскую деятельность;
лица, работа которых связана с взаимодействием с драгоценностями;
сотрудники закрытых организаций.

Четкий перечень лиц, на которых в обязательном порядке возлагается упомянутый ранее тип ответственности, устанавливается Трудовым Кодексом РФ и Постановлением Министерства Труда.

В данный список входит достаточное количество должностей.

Список должностей по Трудовому кодексу и Постановлению:

бухгалтер (в том числе главбух);
водитель;
кладовщик;
директор;
кассиры;
руководители компаний и их заместители;
продавец;
военнослужащий;
кассир;
фармацевты и т.д.

Для оформления трудовых отношений с работником, должность которого входит в указанный перечень, работодатель должен позаботиться о некоторых нюансах.

Может ли грузчик на складе быть МОЛ?

Далеко не все придают должное значение профессии грузчика. Деятельность таких сотрудников связана с подъемом и другими видами транспортировки различных грузов.

В число таких могут входить предметы, отличающиеся повышенной хрупкостью и ценностью. Из этого вытекает вопрос — является ли грузчик лицом, несущим материальную ответственность?

Для получения ответа необходимо проанализировать перечень должностей, по отношению к которым обязательном должна устанавливаться полная мат. ответственность. Грузчики в этот список не входят.

При этом важно помнить — ограниченная материальная ответственность автоматически возлагается на всех работников предприятия. Грузчик не может быть полностью материально-ответственным лицом

Грузчик не может быть полностью материально-ответственным лицом.

В случае нанесения ущерба работодателю, сотрудники выплачивают ему компенсацию, величина которой не может быть больше среднемесячной заработной платы трудящегося.

Является ли руководитель предприятия МОЛ?

Согласно сведениям, отраженным в 243 статье ТК РФ, руководитель компании является материально-ответственным лицом.

Привлечь его к соответствующему виду ответственности можно только при наличии некоторых условий.

Таковыми являются следующие факторы:

нанесение ущерба в результате заранее продуманных действий (наличие умысла);
выполнение должностных обязанностей недолжным образом или полное бездействие работника;
распространение информации, не подлежащей к разглашению;
совершение правонарушения в состоянии любого вида опьянения;
выявление недостач материальных ценностей.

Руководитель компании несет полную материальную ответственность. Для ее оформления не нужно составлять дополнительного договора. Условия ее наступления должны присутствовать в основном соглашении.

Обязанности и функции

Лица, на которых возлагается материальная ответственность, обязаны соблюдать установленные правила, которые едины для всех сотрудников такого характера.

К обязанностям МОЛ относится:

бережное отношение к имуществу, доверенному материально-ответственному лицу, его аккуратное использование, а также обеспечение его сохранности и ценности;
незамедлительное оповещение руководителя об опасности, вследствие которой имуществу компании может быть нанесен вред (в случае возникновения таких обстоятельств);
ведение учета материальных ценностей, контроль их количества и объема, проведение регулярных соответствующих проверок;
проведение инвентаризаций;
принятие участия в процедуре приема новых материальных ценностей.

Их суть должна отражаться в трудовом или дополнительном соглашении.

Аналогичным образом определяются функции МОЛ. Информация об их разъяснении должна присутствовать в документации указанного ранее вида.

Основная функция сотрудников, несущих материальную ответственность — выполнение своих должностных обязанностей должным образом и обеспечение сохранности доверенного им имущества.