Как оформить расчеты по коммунальным платежам за арендованное имущество

Кто должен оплачивать квартплату по закону

Граждане, владеющие недвижимостью, имеют определенные права и обязанности. Человек согласно  должен вносить плату за сервис ЖКХ. При просрочке оплаты, задолженность взыскивается с нарушителя в судебном порядке, если он не докажет, что сервисом пользовался другой человек, который и одолжен был исполнять обязательства.

Вопрос, кто вносит коммуналку при аренде квартиры или дома, интересует многих людей. Граждане обладают полной свободой воли, поэтому при заключении договора жилищного найма должны быть решены данные вопросы. Соглашение необходимо оформить у нотариуса, тогда документ будет иметь еще большую силу. При этом рекомендуется указать не только то, кто платит квартплату, но и когда должна вноситься сумма и в каком размере. Также следует указать, может ли при определенных обстоятельствах одна сторона рассчитаться за другую. Например, при возникновении непредвиденных ситуаций, временной нетрудоспособности и т.д.

Законодательная база

Полный перечень прав и обязанностей сторон по уплате потребляемых услуг коммунальных служб прописаны в ст. 153 Жилищного Законодательства России, в ней подробно указаны моменты наступления этих обязанностей у владельцев помещений и нанимателей.

Наниматели обязаны оплачивать все понесенные расходы на содержание переданного ему по соглашению имущества в силу ст. 616 ч.2 Гражданского кодекса.

Основная регламентация оплаты услуг коммунальных служб арендатором предусмотрена Гражданским Законодательством в ст. 614 и Жилищным Кодексом в ст. 154 ч. 4: «оплата потребленных услуг коммунальных служб должна осуществляться своевременно и в полном объеме…».

При этом следует учесть, что договорные отношения могут быть признаны незаключенными, если в них прописаны только условия по внесению коммунальных платежей без учета ставок аренды (ст. 654 ч.1 ГК РФ).
Этот постулат подтверждается информационным письмом Президиума Высшего Арбитражного Суда России от 11.01. 2002 за номером 66, подобные договорные отношения не могут быть признаны заключенными в отношении аренды нежилого помещения.

Поэтому передавая свое имущество нанимателю, в составе основного договора аренды нежилого помещения могут быть включены и другие условия платежей за поставляемые коммунальные услуги (ст. 421 Кодекса).

Здесь собственником помещения приобретаются необходимый перечень ресурсов, которые он, соответственно, передает на правах использования нанимателю помещения.

Особенности заключения договора

Стороны могут самостоятельно выбрать свой метод расчетов за потребление коммунальных услуг по аренде нежилого помещения:

• Отдельным блоком прописать условия платежей в основном договоре найма.
• Выделить дополнительное соглашение соответствующего содержания.

В любом случае стороны должны предусмотреть такие основополагающие моменты:

Все счета оформляются на владельца помещения, а он в свою очередь заблаговременно обязан оповестить об оплате нанимателя.
Заключать соглашения только в письменной форме, двух экземплярах, с соблюдением структуры деловых договоров (оговорка условий, прав и обязанностей сторон, сроков оплаты и др.).
Текст не должен содержать помарки и исправления, соглашения подписываются обеими сторонами в момент оформления договоренностей.
Важно учесть вопросы индексации оплаты, поскольку стоимость услуг может неоднократно возрастать в течение действия договоренностей.

Виды договоров

Исходя из условий соглашения, платежи могут осуществляться как самим арендатором, с последующим предоставлением владельцу платежных квитанций, либо предусматривается возмещение проведенных расходов собственником помещения.

На этом основании могут заключаться договора:

• С заранее оговоренной суммой компенсации. Исчисления проводятся по размеру занимаемой арендатором площади умноженной на стандартные ставки коммунальных тарифов.
• Оплата осуществляется из расчетов потребления по приборам учета.
• Комбинированные платежи: некая часть, например, за обслуживание и предоставление услуг по вывозу мусора или использование лифтового хозяйства и теплоснабжения по фиксированной ставке, а за потребление электроэнергии и воды по приборам учета.

Договор должен содержать основные положения, принятые в делопроизводстве:

• О предмете договоренностей, с перечислением потребляемых услуг и сроков оплаты.
• Права и обязанности сторон соглашения.
• Ссылки на ценообразование, порядок расчетов.
• Конечные сроки внесения платежей (ежемесячные или ежеквартальные поступления).
• Ответственность при несоблюдении условий договоренностей и сроков оплаты, в том числе досрочное расторжение контракта за неоднократно допущенные нанимателем нарушения.
• Способы расчетов: наличными, перечисление на банковский счет и др. виды.
• Разрешение спорных ситуаций, в том числе право обращения в судебный орган при неисполнении взятых на себя обязательств.

Так должен выглядеть типичный договор, но стороны могут предусмотреть и другие условия соглашения – их право не ограничивается стандартными рамками деловых документов.

Как решить проблему?

Чтобы избежать спорных вопросов в ведении учета с налоговой инспекцией, некоторые фирмы упрощают договорные отношения при сдаче помещений в аренду. В сумму стоимости арендных платежей по договору включаются суммы компенсации возмещаемых арендодателю коммунальных услуг, услуг связи, а также услуг по охране, уборке помещений. В этом случае указанные суммы у арендодателя отражаются в составе внереализационных доходов или доходов от реализации с начислением НДС. Арендатор при этом имеет право учесть их в качестве внереализационных расходов, а также принять по ним суммы НДС к вычету на основании счета-фактуры, выставленного арендодателем.

Есть и другой способ решения данного вопроса. Он также связан с соответствующим оформлением договорных отношений между сторонами по договору аренды. Суть его состоит в следующем. Из договора аренды, заключаемого сторонами, должно четко следовать, что арендодатель, оплачивая услуги коммунальным службам, выступает от своего имени, но за счет арендатора. Содержание и форма договора должны соответствовать ­посредническим договорам. В частности, договору комиссии, определенному в главе 51 ГК РФ, или агентскому договору согласно главе 52 ГК РФ. В этом случае арендодатель перевыставляет счета коммунальных организаций в адрес арендатора с выделением сумм НДС.

Чтобы принять суммы «входного» НДС к вычету, арендодатель, выступающий посредником между арендатором и коммунальными службами, должен выставить от своего имени счета-фактуры на суммы коммунальных платежей. Такое разъяснение дано в письме Минфина России от 14.11.2006 г. № 03-04-09/20.

Кроме того, в соответствии с положениями Гражданского кодекса, арендодателю положено вознаграждение за посреднические услуги. Чтобы избежать дополнительных расходов со стороны арендатора, стороны могут договориться о снижении размера арендной платы на сумму вознаграждения.

На основании полученных документов арендатор имеет право принять к вычету суммы НДС, уплаченные арендодателю, а также отразить их в книге покупок.

Рассмотрим данную ситуацию на примере.

Пример 2

Обратимся к условию предыдущего примера. С тем лишь изменением, что фирма «Зодиак» в части расходов на коммунальные услуги арендатора является комиссионером и выступает перед коммунальными организациями от своего имени, но по поручению фирмы «Звезда»; при получении счетов от коммунальных служб перевыставляет их в адрес арендатора с выделением сумм НДС, а также выдает счета-фактуры на указанные суммы от своего имени. Кроме того, выступая как комиссионер в данной сделке, получает вознаграждение в размере 1 770 руб. (в том числе НДС – 270 руб.). Стороны договорились уменьшить величину ежемесячной арендной платы на эту сумму. Фирма «Зодиак» представляет отчет комиссионера, акт ­выполненных работ и счет-фактуру на свое вознаграждение. В бухгалтерском учете фирмы «Звезда» будут сделаны следующие проводки: 31 июля 2007 года: Сумма НДС в размере 1 080 руб., указанная в полученных от арендодателя счетах-фактурах по коммунальным расходам, так же, как и сумма НДС по арендной плате в размере 2 430 руб. и сумма НДС по комиссионному вознаграждению в размере 270 руб., отражаются в книге покупок фирмы «Звезда». 9 августа 2007 года:

Коммунальные платежи включены в арендную плату

Если арендодатель получает возмещение коммунальных услуг от арендатора в составе арендной платы, эту операцию отразите как получение дохода от аренды (п. 5 и 7 ПБУ 9/99). Помимо документов, связанных с расчетом по арендной плате (например, актов), для документального оформления данного способа расчетов могут потребоваться счета коммунальных служб. Эти документы подтвердят размер компенсируемых расходов.

Подробнее о бухучете арендных платежей см. Как арендодателю отразить арендные платежи в бухучете.

Затраты арендодателя на коммунальные услуги и поставку энергии в бухучете нужно учесть в зависимости от того, является ли сдача имущества в аренду для организации .

Если сдача имущества в аренду является отдельным видом деятельности организации, то стоимость коммунальных услуг учтите в составе расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99). При этом в учете сделайте проводку:

Дебет 20 Кредит 76 (60) – включена в расходы стоимость коммунальных услуг по объекту аренды (на основании счета коммунальных служб).

Если сдача имущества в аренду не является отдельным видом деятельности организации, то стоимость коммунальных услуг, приходящихся на объект аренды, учтите в составе прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99). При отражении в бухучете стоимости коммунальных расходов сделайте проводку:

Дебет 91-2 Кредит 76 (60) – включена в расходы стоимость коммунальных услуг по объекту аренды (на основании счета коммунальных служб).

Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов (счета 20, 91, 76, 60).

Ситуация: как арендодателю отразить в бухучете операции, связанные с возмещением стоимости коммунальных услуг от арендатора? Арендатор компенсирует стоимость коммунальных платежей по отдельному счету.

Когда арендодатель получает от арендатора компенсацию коммунальных услуг, то такая операция признается возмездным оказанием услуги по перечислению коммунальных платежей (ст. 779 ГК РФ, п. 7 ПБУ 9/99). В бухучете отразите ее так:

Дебет 76 (62) Кредит 91-1 – отражены прочие доходы от реализации услуг.

Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов.

Основанием для данной записи должен послужить документ, подтверждающий факт оказания услуг (например, выставляемый арендатору счет на оплату коммунальных услуг) (п. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Данная точка зрения об отражении расчетов по возмещению коммунальных платежей через счета учета финансовых результатов была высказана в письмах Минфина России от 12 мая 2000 г. № 04-05-11/40 и от 13 сентября 2000 г. № 04-02-04/1. Хотя в них содержатся ссылки на старый План счетов, выводы, приведенные в этих документах, можно распространить и на новый порядок отражения операций на счетах бухучета.

Наряду с доходами в бухучете нужно отразить и расходы – то есть стоимость коммунальных услуг, возмещаемых арендатором. Соответственно, эти суммы нужно учесть в составе прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99). При отражении расходов в учете сделайте проводку:

Дебет 91-2 Кредит 76 (60) – включена в расходы стоимость коммунальных услуг по объекту аренды (на основании счета коммунальных служб).

Пример отражения в бухучете арендодателя операций, связанных с возмещением стоимости коммунальных услуг от арендатора (на основании отдельного счета)

ЗАО «Альфа» в январе сдало в аренду помещение в принадлежащем ей здании.

В соответствии с заключенным договором арендатор компенсирует арендодателю стоимость коммунальных платежей, приходящихся на это помещение. Стоимость коммунальных платежей не входит в состав арендной платы и оплачивается на основании отдельного счета, выставленного арендодателем.

В феврале общая стоимость коммунальных платежей по зданию, принадлежащему «Альфе», составила 12 000 руб. (в т. ч. НДС – 1830 руб.). Из них на арендованное помещение приходится 3300 руб. (в т. ч. НДС – 503 руб.). Арендатор оплатил стоимость коммунальных услуг в марте.

В бухучете организации сделаны следующие записи.

В феврале:

Дебет 26 Кредит 60 – 7373 руб. ((12 000 руб. – 1830 руб.) – (3300 руб. – 503 руб.)) – включена в расходы стоимость коммунальных услуг, приходящаяся на арендодателя;

Дебет 19 Кредит 60 – 1327 руб. (1830 руб. – 503 руб.) – отражен входной НДС по коммунальным платежам, подлежащий вычету;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 – 1327 руб. – принят к вычету входной НДС со стоимости коммунальных услуг;

Дебет 76 Кредит 91-1 – 3300 руб. – предъявлена арендатору к возмещению стоимость потребленных им коммунальных услуг;

Дебет 91-2 Кредит 60 – 3300 руб. – списана на расходы стоимость коммунальных услуг, предъявленных арендатору (на основании счета коммунальных служб).

В марте:

Дебет 51 Кредит 76 – 3300 руб. – получена компенсация от арендатора.

Бланк и образец договора аренды квартиры

Готовая распечатка типового соглашения (бланк) ускоряет процедуру заключения.

Образец договора на сдачу квартиры в аренду:

1. Заглавие документа: «Договор аренды квартиры». Слева указывается название населенного пункта, справа – число, месяц и год составления. Затем следует перечисление лиц, заключивших договор, с указанием их юридического статуса: «арендодатель, арендатор».
2. В пункте 1, «Предмет договора», сообщается о передаче во временное пользование квартиры, ее адрес, начало и окончание действия соглашения. Здесь помещаются сведения о праве собственности на жилье, условия проживания других лиц, в том числе детей, животных.

В пункте о правах и обязанностях наймодателя подтверждается, что квартира не находится в залоге, под судом, не сдана другим лицам. Закрепляются действия собственника в случае аварий, исправления поломок не по вине квартиросъемщика. Указывается оплата части коммунальных услуг, время посещения жилища.

1. В правах и обязанностях арендатора зафиксированы требования по содержанию жилища, возмещению ущерба, предварительном извещении о досрочном освобождении квартиры.
2. Пункт 4. «Порядок расчетов»: ежемесячная плата, дата внесения, возможность залоговой суммы.
3. В разделе «Условия изменения, расторжения договора» предусматривается взаимное согласие и заключение дополнительного соглашения, досрочное прекращение договорных отношений при нарушении прав каждой из сторон.

• В личных сведениях указываются серия и номер паспорта, ФИО, место регистрации.
• Подписи арендодателя и квартиросъемщика.

Образец договора аренды квартиры можно скачать здесь.

Коммунальные платежи по счетчикам не облагаются налогом

Часть коммунальных услуг, которые зависят от фактического потребления, — это не доход наймодателя. Даже если жильцы квартиры отдают эти деньги собственнику, он не должен платить налог на доходы. Это компенсация за использованные ресурсы, которые потребили наниматели, а не выгода владельца жилья. Если бы нанимателей не было, воду и свет бы не расходовали.

Есть три способа не платить налог с платежей за коммуналку по счетчикам:

1. Указать их в договоре отдельно и не заявлять в декларации. Отчет по платежам можно вести в приложении к договору или в произвольной форме, а в расписке о получении денег упомянуть эти суммы отдельной строкой.
2. Учесть в составе профессионального вычета. В этом случае расписку можно выдать на всю сумму поступлений от нанимателя, а в декларации уменьшить доход на расходы за услуги ЖКХ по счетчикам. Налог придется заплатить только с разницы.
3. Попросить нанимателя оплачивать воду, свет и газ напрямую поставщику ресурсов — по квитанциям. Тогда эта сумма вообще не будет поступать собственнику. Но есть риск, что жильцы не будут платить за коммуналку и накопят долги.

ТИПОВОЙ ДОГОВОР АРЕНДЫ ИМУЩЕСТВА

г.

«» 2021 г.

АрендодательАрендаторДоговор

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. Арендодатель обязуется передать Арендатору во временное владение и пользование либо пользование следующее имущество: .

2. ЦЕНА ДОГОВОРА

2.1. За пользование имуществом Арендатор уплачивает Арендодателю арендную плату в размере рублей в год или рублей в месяц.

3.1. Оплата по настоящему Договору производится .

3.2. Форма оплаты .

4. СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ОБЯЗАТЕЛЬСТВ

4.1. Указанное в п.1.1 Договора имущество должно быть передано Арендатору по приемосдаточному акту в течение дней со дня подписания Договора.

4.2. Арендатор уплатит арендную плату в следующие сроки: .

4.3. Срок действия Договора: начало «»2021г.; окончание «»2021г.;

5. ОБЯЗАТЕЛЬСТВА СТОРОН

5.1. Арендодатель обязан:

5.1.1. Своевременно передать Арендатору арендованное имущество в состоянии, отвечающем условиям Договора.

5.1.2. Производить капитальный ремонт имущества.

5.1.3. Оказывать консультативную и иную помощь в целях наиболее эффективного использования арендованного имущества.

5.2. Арендатор обязан:

5.2.1. Использовать имущество в соответствии с условиями Договора и назначением имущества.

5.2.2. Поддерживать имущество в исправном состоянии, производить за свой счет текущий ремонт.

5.2.3. Нести расходы по содержанию имущества.

5.2.4. В установленные Договором сроки вносить арендную плату.

5.2.5. Возвратить имущество Арендодателю после прекращения Договора по приемосдаточному акту в состоянии на момент заключения Договора с учетом нормального износа.

6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

6.1. Стороны несут имущественную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение условий Договора.

6.2. За неуплату Арендатором платежей в сроки, установленные Договором, начисляется пеня в размере % просроченной суммы за каждый день просрочки в течение десяти дней и % просроченной суммы – свыше десяти дней, но не более одного месяца.

6.3. В случае просрочки внесения арендной платы свыше одного месяца Арендодатель имеет право расторгнуть Договор и потребовать возмещения убытков, причиненных этой просрочкой.

6.4. За неисполнение иных обязательств, предусмотренных настоящим Договором, виновная сторона уплачивает штраф в размере % суммы годовой арендной платы.

6.5. Уплата неустойки не освобождает стороны от исполнения обязательств или устранения нарушений.

7. ДЕЙСТВИЕ НЕПРЕОДОЛИМОЙ СИЛЫ

7.1. Ни одна из сторон не несет ответственности перед другой стороной за невыполнение обязательств по настоящему Договору, обусловленное обстоятельствами, возникшими помимо воли и желания сторон и которые нельзя предвидеть или избежать, включая объявленную или фактическую войну, гражданские волнения, эпидемии, блокаду, эмбарго, землетрясения, наводнения, пожары и другие стихийные бедствия.

7.2. Свидетельство, выданное соответствующей торговой палатой или иным компетентным органом, является достаточным подтверждением наличия и продолжительности действия непреодолимой силы.

7.3. Сторона, которая не исполняет своего обязательства, должна дать извещение другой стороне о препятствии и его влиянии на исполнение обязательств по Договору.

7.4. Если обстоятельства непреодолимой силы действуют на протяжении последовательных месяцев и не обнаруживают признаков прекращения, настоящий Договор может быть расторгнут Арендатором и Арендодателем путем направления уведомления другой стороне.

8. ПОРЯДОК РАЗРЕШЕНИЯ СПОРОВ

8.1. Все споры или разногласия, возникающие между сторонами по настоящему Договору или в связи с ним, разрешаются путем переговоров между сторонами.

8.2. В случае невозможности разрешения разногласий путем переговоров они подлежат рассмотрению в арбитражном суде в установленном законодательством порядке.

9. ПОРЯДОК ИЗМЕНЕНИЯ И ДОПОЛНЕНИЯ ДОГОВОРА

9.1. Любые изменения и дополнения к настоящему Договору имеют силу только в том случае, если они оформлены в письменном виде и подписаны обеими сторонами.

9.2. Досрочное расторжение Договора может иметь место по соглашению сторон либо по основаниям, предусмотренным действующим на территории Российской Федерации гражданским законодательством, с возмещением понесенных убытков.

10. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ

10.1. Настоящий Договор составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному экземпляру для каждой из сторон.

10.2. Другие условия по усмотрению сторон .

10.3. К договору прилагаются: .

11. ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА И БАНКОВСКИЕ РЕКВИЗИТЫ СТОРОН

АрендодательЮр. адрес:Почтовый адрес:ИНН:КПП:Банк:Рас./счёт:Корр./счёт:БИК:

АрендаторЮр. адрес:Почтовый адрес:ИНН:КПП:Банк:Рас./счёт:Корр./счёт:БИК:

Ограничения по расчетам наличными

То есть Указ, который контролирует данную сферу расчетов, вводит систему ограничений использования наличных во время расчетов между бизнесменами:

• по сумме;
• по назначению оплаты.

Лимит по сумме

Если говорить о сумме, то уже было сказано, что в данном варианте ИП может проводить любые расчеты между ООО либо другими формами юридических лиц, не превышая 100-тысячный порог по одному договору.

Есть несколько особенностей данного лимита:

• срок действия ограничения не определяется четким периодом действия договора, а имеет постоянную силу в отношении конкретного договора;
• придерживаться лимита должны все стороны отношений, а именно договора, по которому устанавливается этот предел расчетов;
• внимательным необходимо быть во время подписания договора аренды, а также указания условий оплаты в нем. Нередко бывает, что недвижимость сдается в пользование на длительный период. Такая ситуация приводит к тому, что общая сумма платежа довольно большая. Некоторые арендодатели требуют оплаты за весь период аренды. Но в данном случае лимиты Центробанка также должны выполняться. Поэтому, если ИП необходимо использовать недвижимость на протяжении длительного периода, то подписывать придется несколько договоров, в которых сумма расчета наличными не будет превышать 100 тыс.рублей;
• не стоит путать лимит по сумме на один договор с ежедневным лимитом. На протяжении дня ИП может рассчитываться с десятков разных партнеров, в том числе наличкой, на любые суммы в общем. Главное, чтобы по одному договору, оплата прошла всего 100 тыс.рублей.
• если сумма договора уже установлена на максимуме лимита, установленного для оплаты наличными в договоре между ИП и ООО, то расчет по дополнительным обязательствам, таким как, штраф за неустойку, пеня или другие, не может быть оплачен. Для этого придется составлять еще один договор между ними либо учитывать такую возможность изначально.

Лимит по назначению оплаты

ИП при проведении расчетов наличными средствами в 2019 году также должен помнить о том, что цели, куда будут направлены деньги, также должны быть в рамках нормативных актов:

• выплаты нанятым работникам, которые предусмотрены Трудовым Кодексом РФ;
• подотчетные деньги, которые предусмотрены на оплату услуги сотрудника;
• расчеты по страховым возмещениям;
• личные затраты ИП, которые находятся вне бизнеса;
• расчет между подрядчиками за товары либо оказанные им услуги;
• moneyback – возмещение денег клиентам за товары, которые не соответствуют заявленному качеству;
• проведение банковских операций.

Кроме этого Указ выделяет перечень видов деятельности ИП, которые могут быть оплачены только после внесения наличных средств в кассу, снятие которых было проведено с банковского счета:

• все платежи, связанные с оформлением или погашением кредита;
• внутриорганизационная работа;
• азартные игры.

Такое правило приводит к потере некоторой суммы комиссии в банке, что установлена тарифами за обналичивание со счета, но позволит сэкономить тысячи на штрафах за невыполнения Указа Центробанка.