Цели и обязанности отдела закупок

Совместная бизнес-стратегия

«Если и есть какой-либо секрет моего успеха, то он заключается в умении понять взгляды другого человека и научиться смотреть на вещи как с его, так и со своей точек зрения», — считал Генри Форд. Его высказывание актуально по сей день.

Разработка стратегии начинается со встречи с представителями высшего руководства компании и обычно проводится в формате интервью один на один. На этом этапе нужно понять основные цели и стратегические планы развития функции. Проговорить существующие проблемы, касающиеся данной категории затрат и функции в целом, предполагаемые причины этих проблем, видение ситуации руководством и желаемые результаты, договориться о необходимости командного взаимодействия.

Затем закупщик проделывает огромную работу по анализу рынка, факторов, тенденций, по мере возможности узнает о том, какие подходы в подобных категориях используются в других компаниях. В этой работе закупщику могут помочь ключевые поставщики, которые обладают огромным количеством знаний и экспертизы в своей сфере, приглашенные эксперты, агентства. Воедино собирается внутренний анализ на основе исторических данных по закупкам в данной категории и планируемых проектов

На основе полученной в результате встречи с руководством и собранной информации проводится функциональная стратегическая сессия, где совместно разрабатываются планы по категории закупок на ближайшие 3-5 лет, определяются наиболее подходящие решения

На этом этапе участники сессии достигают единого понимания важности командного взаимодействия и путей его достижения, вырабатывают конкретный план, согласовывают кросс-функциональные цели. Во всех мероприятиях программы обязательно участвуют руководители функций и структурных подразделений, держатели бюджета и те сотрудники, от которых будет зависеть успешность вашей закупочной деятельности

Как правило, стратегия, успехи ее реализации и возможные изменения пересматриваются раз в год

Не на все категории затрат нужно составлять и согласовывать совместную функционально-закупочную бизнес-стратегию

Начните с анализа затрат за прошлый год и планируемых бюджетов и выделите несколько наиболее важных категорий с точки зрения количества затрачиваемых денег и важности для компании. В зависимости от типа деятельности компании это могут быть совершенно разные категории

К примеру: сырье, логистика, маркетинг, капитальные затраты и др.

Обязанности работников отдела закупок

Основные обязанности работников отдела закупок прописываются в трудовом договоре. Однако здесь можно найти лишь обобщенные положения. Полный перечень содержится в должностной инструкции и напрямую зависит от деятельности предприятия. Среди основных задач менеджера по закупкам можно выделить следующие обязанности:

• заключение соглашений с поставщиками;
• проведение переговоров;
• поиск партнеров, готовых работать на взаимовыгодных условиях;
• проверка качества продукции;
• сверка доставленного объема и ассортимента товаров с содержанием заказа;
• обеспечение бесперебойных поставок и другие обязанности.

Надо отметить, что невыполнение возложенных на менеджера по закупкам обязанностей говорит о его слабой квалификации. Тогда рекомендуется его переобучить либо перевести на другую должность с меньшей долей ответственности.

Какие требования предъявляются к должности?

Список требований напрямую будет зависеть от компании, а также от требований, сформированных внутри нее. Соответственно, мы можем предоставить вашему вниманию исключительно шаблонный список, который в дальнейшем, при составлении инструкции можно будет модернизировать под индивидуальные потребности:

• Так как должность является весьма ответственной, и нередко сочетается с распоряжением бюджета, выделенного на осуществление закупок, то формируется необходимость найма на работу специалиста, имеющего высшее образование. В тоже время, руководители некоторых компаний могут отдать предпочтение тем сотрудникам, которые имеют среднее специальное образование, но уже имеют своеобразный опыт работы в сфере закупок;
• Что касается опыта, то в данном случае, формируются разные требования. Как правило, на крупных предприятиях, где закупки осуществляются регулярно и требуют оптимизации, стараются принять на работу исключительно опытных и знающих специалистов. Соответственно, в требованиях устанавливаются параметры стажа. В основном, требования не содержат в себе указание на наличие опыта, так как профессия является весьма молодой, и на практике, найти специалиста, который имеет опыт в данной сфере деятельности – крайне непросто;
• Также выставляется требование по умению вести переговоры. Все дело в том, что менеджер, который будет осуществлять закупки, непременно будет систематически встречаться с представителями иных компаний и организаций, для согласования определенных условий поставок. Умение вести переговоры может стать основным элементом расширения перспектив, а также снижения ценовой политики;
• Специалисты данного формата должны обладать аналитическим складом ума, и непременно должны умело и грамотно работать со значительным количеством информации, чтобы максимально оптимизировать свою деятельность;
• Менеджер в обязательном порядке должен разбираться во всей логистической цепочке осуществления закупок, чтобы грамотно и правильно составлять план своей деятельности, а также формировать выбор поставщиков, с учетом потребностей компании;
• Вполне очевидным является тот факт, что специалисты такого уровня должны знать все нюансы коммерческого, а также гражданского права. Таким образом, будут исключены все негативные последствия нарушения законодательства;
• Устанавливается необходимость наличия знаний в области работы с различными договорами, в частности купли-продажи, специалист должен также уметь разрабатывать такие договора, опираясь на предоставленные ему шаблоны, соответственно, нужны еще юридические познания;
• Специалист должен разбираться в стратегии и методах ценообразования, чтобы иметь возможность в процессе переговоров с поставщиками приводить определенные доводы, направленные на возможность осуществления процедуры снижения цены на закупаемый товар;
• Также, специалист должен иметь определенные познания в области работы с персональным компьютером, уметь пользоваться определенным обеспечением программного формата.

Непременно обратим ваше внимание на то, что если менеджер будет взаимодействовать с различными компаниями зарубежного формата, то следовало бы в документ с инструкциями должностного типа внести требования по знанию английского языка, а также необходимость подтвердить все знания, связанные с работой таможенной службы.
Становится очевидным тот момент, что грамотно составленная инструкция зависит в первую очередь от того, какие исполнительные обязанности будут возложены на специалиста. Как правило, документ составляется самим руководителем предприятия или же его сотрудниками по кадрам

Самое главное то, что детальное описание всех нюансов должности позволяет исключить значительное количество неприятностей в дальнейшем.

Чем занимается отдел снабжения, его обязанности

Отдел снабжения – это специфическое подразделение, занимающееся организацией поставок, требуемых для функционирования компании материалов. В небольших фирмах снабжением может заниматься один или несколько человек из сторонних подразделений (производственный отдел, инженер или один из бухгалтеров). Если речь идет о крупной строительной компании, то уместно создавать отдельное подразделение, в котором закупкам и поставкам будет уделяться все рабочее время кадров.

На разных предприятиях объемы поставок отличаются, как и некоторые функции отдела. К основным обязанностям сотрудников снабженческого подразделения относятся следующие позиции:

• непосредственное снабжение. Такие работники должны проводить анализ информации о нуждах предприятия в материалах, технике и оборудовании, оформлять соглашения с поставщиками, следить за своевременными поставками заказанных товаров, а также организовывать хранение полученной продукции до момента ее использования;
• создание планов. Снабженцы должны детально изучать рынки с требуемыми товарами, оценивать текущую и долгосрочную перспективу норм расходования материалов на предприятии для гарантии стабильного производства, оптимизировать складские запасы, чтобы не допустить нехватки определенных товаров, а также составлять прогнозы потребностей компании, исходя из статистических данных;
• осуществлять контроль над сроками поставок, качеством получаемых товаров, складскими запасами, а также над своевременностью предъявления претензий поставщикам в случае поставки дефектных материалов.

Функции отдела материально-технического снабжения

Исходя из обязанностей отдела снабжения, уместно обозначить его основные функции:

• организация составления номенклатуры компании для изготовления товаров;
• планирование закупок в рамках определенного отчетного периода;
• анализ рынка поставщиков требуемой продукции. Уместно принятие компанией участия в ярмарках, выставках и прочих аналогичных мероприятиях. Отдел снабжения также должен учитывать сведения логистики;
• оформление соглашений на поставку материалов и оборудование, а также выполнение контроля над соблюдением договоренностей;
• организация приемки продукции, исходя из актуальных нормативов, принятых сторонами сделки;
• релевантное размещение закупленных товаров на складах. В указанном вопросе снабженцы должны учитывать данные внутренней логистики компании;
• разработка локальных правовых актов потребления определенной продукции разными подразделениями, а также контроль над соблюдением отмеченных правил;
• разработка нормативных правовых актов по замене дорогостоящих товаров на более бюджетные, учитывая их технологичность;
• организация мероприятий по формированию и введению в практику локальных нормативов компании относительно материального обеспечения.

Курирует работу отдела снабжения его начальник, который подчиняется коммерческому директору предприятия.

Образец должностной инструкции менеджера по снабжению

Общие положения

1. Менеджер по снабжению включается в состав руководителей компании.
2. На такую позицию может быть принято лицо с высшим профобразованием (инженерно-экономическим или экономическим) и опытом работы в сфере снабжения от 2 лет.
3. Сотрудник назначается на свою должность и освобождается с нее приказом руководства в соответствии с актуальным трудовым законодательством.
4. Сотрудник подчиняется руководителю отдела материально-технического снабжения, коммерческому директору, имеет в подчинении персонал.
5. Менеджер по снабжению должен обладать следующими знаниями:
   • законодательных и нормативных правовых актов, методических документов по материально-техническому обеспечению (далее — МТО) компании;
6. способами и правилами планирования снабжения компании материально-техническими ресурсами (далее — МТР);
7. особенностей формирования нормативов производственных запасов, проведения работ по ресурсосбережению;
8. особенности организации МТО;
9. правил составления и заключения договорной документации с поставщиками и контроля их исполнения;
10. норм формирования и документации на отпуск МТР отделам компании;
11. актуальных оптовых и розничных цен и номенклатуры требуемых материально-технических ценностей;
12. правил организации учета снабженческих мероприятий и особенности формирования отчетности о выполнении плана МТО;
13. правил составления претензий поставщикам;
14. способов обработки информации с применением компьютера, технических средств коммуникации;
15. этику делового общения;
16. стандарты хранения, перевозки и отгрузки продукций из мест хранения;
17. основ организации труда, экономики;
18. основ законодательства о труде;
19. правил внутреннего трудового распорядка в компании;
20. норм пожарной безопасности и охраны труда на предприятии.
21. Сотрудник во время работы должен опираться на:
    • Устав компании;
22. Положение о подразделении МТО;
23. данный документ;
24. другие документы, касающиеся собственных должностных функций.
25. При отсутствии на рабочем месте менеджера по снабжению (по причине отпуска или нетрудоспособности) его функции выполняет сотрудник, назначенный руководством. Работник приобретает полномочия менеджера по снабжению и несет ответственность за недобросовестное выполнение своей работы.

Должностные обязанности

Функции менеджера по снабжению включают в себя следующие:

1. Разработка политики компании по проблемам МТО.
2. Руководство составлением проектов будущих планов и балансов МТО производственной программы.
3. Участие в формировании расчетов норм производственных запасов.
4. Руководство созданием и введением в работу программ по непрерывному обеспечению компании ресурсами, требуемыми для производственного процесса.
5. Нахождение поставщиков, опираясь на качественные характеристики предлагаемых МТР, сроки доставки, цены и иные условия.
6. Контакты с поставщиками, анализ их производственных возможностей.
7. Создание преддоговорной документации и работа с ней.
8. Осуществление переговоров с поставщиками, согласование сроков поставок.
9. Заключение договоров с поставщиками.
10. Анализ маркетинговой информации и рекламы о предложениях продавцов.
11. Контроль доставки МТР от продавцов и поставщиков.
12. Подготовка претензий к поставщикам, если они нарушили условия договора, составление расчетов по претензиям.
13. Анализ условий актуальных договоров в плане качества исполнения обязательств поставщиками и продавцами.
14. Принятие решений о расторжении договоров с недобросовестными поставщиками.
15. Контроль состояния и расходования запасов МТР.
16. Руководство разработкой базы данных по закупкам.
17. Составление заявок на МТР для разных периодов, актов и заключений о качестве поступающего сырья.
18. Составление задач для подчиненных сотрудников. Контроль их выполнения.

Квалификационные требования

Закупочная деятельность в разных организациях различна: одни фирмы регулярно покупают сложные технические приспособления, сотрудничают с иностранными поставщиками и заключают международные договоры, а другим нужна только канцелярия и изредка новые компьютеры. Соответственно, и требования к специалисту, который обеспечивает процесс приобретения, будут различными у разных компаний: с приобретением бумаги для офиса справится и секретарь, а для томографа потребуется узкий специалист.

Общие требования, которые часто предъявляются, следующие:

• высшее образование экономическое или в сфере менеджмента или маркетинга;
• знание основ договорного права и документооборота;
• знание делового этикета, как письменного, так и устного, умение вести переговоры, добиваться выгодных предложений и разрешать конфликты;
• знание основ ценообразования;
• базовые знания бухгалтерского учета;
• аккуратность, пунктуальность, аналитический склад ума, внимательность, стрессоустойчивость, настойчивость.

Некоторые работодатели предъявляют и специальные требования:

• знания определенного иностранного языка, если компания приобретает товары у зарубежных поставщиков;
• специфическое профильное образование, например, компании — поставщику медоборудования необходим менеджер с медицинским образованием;
• опыт работы в сфере приобретения определенных товаров, знание специфики определенного рынка.

Ответственности менеджера по закупкам

На менеджера по закупкам возлагается ответственность за: 4.1 Небрежное или невнимательное отношение к выполнению своих непосредственных обязанностей; 4.2 За нарушение правил, прописанных во внутренней документации компании; 4.3 За нарушение норм, установленных действующим законодательством; 4.4 За отказ от выполнения прямых поручений вышестоящих должностных лиц; 4.5 За разглашение информации, которая составляет коммерческую тайну и которая изначально не предназначена для широкой общественности; 4.6 За нанесение компании технического, финансового или репутационного ущерба; 4.7 За нарушение правил техники безопасности, в том числе пожарной безопасности, а также норм охраны труда и трудовой дисциплины.

Правила кросс-функционального взаимодействия

«Как можно выиграть или не проиграть в игре, правила которой постоянно меняются и меняются не вами? Есть лишь один путь: договориться между собой и установить свои правила. Вот тогда и начнется наша игра!» — Mr. Freeman — персонаж культового веб-сериала.

Для того, чтобы командная деятельность стала способом хорошего эффективного взаимодействия друг с другом и для четкого достижения общих целей, участники закупочного процесса должны хорошо знать, на каком этапе проекта, в какой ситуации, как и какие именно сотрудники подразделений будут взаимодействовать друг с другом. Для этого отдел закупок разрабатывает и согласовывает с функциональными подразделениями внутренние правила по кросс-функциональному взаимодействию, где четко распределены функции и ответственность между участниками проекта. Каждый сотрудник должен знать свою роль в закупочном процессе, а в случае непредвиденных обстоятельств, быстро реагировать, а не искать виноватых и перекидывать ответственность друг на друга. Все члены кросс-функциональной команды должны понимать степень своей ответственности и то, какие действия и в каком случае они должны предпринять и с кем взаимодействовать. Такие правила могут быть выработаны на базе матрицы RACI (матрица ролей и ответственности) и должны описывать все этапы закупочного процесса от планирования бюджета до осуществления заказа и после продажной поддержки поставщиком, если такая прописана в контракте.

Должностная инструкция

Подробнее о том, что входит в обязанности менеджера по закупкам, его статусе, правах и ответственности говорится в его должностной инструкции:

Избавьтесь от мифов

Новички приходят на наши курсы со стандартным набором мифов в голове, которые мешает эффективно работать.

Первый — “Всё куплено, поэтому одержать победу в закупке без связей нельзя!”.

Второй — “Заказчикам лишь бы придраться к поставщику”.

Наконец, главный — “Лучше участвовать в госзакупках, ведь закон защищает поставщиков”.

Поэтому на курсах мы рассказываем о реальной ситуации на рынке: с какой целью заказчики проводят закупки, по какому принципу выбирают поставщиков, как надо проверять будущего клиента, чтобы не остаться без денег. Это помогает увидеть закупки со стороны заказчика и понять его логику при выборе поставщика.

Отдельный блок посвящен законодательству о закупках. Наши студенты узнают, что риски в законе № 44-ФЗ, который регулирует госзакупки, распределены неравномерно. В спорной ситуации у госзаказчика всегда есть преимущества. Да, он должен оплатить контракт в течение 30 дней, но только после приемки, которая может затянуться на неопределенный срок. Но главная проблема в другом — госзаказчик больше заинтересован в формальном исполнении правил, а не в том, чтобы найти лучшее предложение на рынке.

У коммерческих же заказчиков мотивация другая — экономическая. Как правило, они заинтересованы в выборе поставщика по объективным критериям. Поэтому если тендер объявила коммерческая компания, то она на самом деле ищет лучшее предложение, а не выполняет требование закона.

Структура

Структура отдела закупок выстраивается в зависимости от:

• размера организации;
• отрасли;
• количества ассортиментных единиц в товарообороте;
• количества поставщиков;
• их географического положения.

В зависимости от типа организации отдел закупок может управляться централизованно или регионально.

Как правило, это матричная структура, состоящая из начальника (руководителя, директора) отдела закупок и менеджеров (специалистов) по закупкам.

Среднее количество товарных единиц или категорий на одного менеджера около 7, но оно может варьироваться в зависимости от объема производства или товарооборота.

Должностная инструкция

Подробнее о том, что входит в обязанности менеджера по закупкам, его статусе, правах и ответственности говорится в его должностной инструкции:

Принципы составления инструкции

Поскольку действующее законодательство не предусматривает единую форму должностной инструкции, компании располагают широким спектром вариантов её составлению. Однако есть формальные стандарты, по которым в инструкцию включают четыре основных раздела, при необходимости добавляя к ним несколько (1-3) дополнительных пунктов.

Типовые разделы:

1. Общий раздел.
2. Функции.
3. Права.
4. Ответственность.

К обозначенным разделам можно добавить и те, которые описывают должностные связи или, например, условия труда.

Инструкция распечатывается на корпоративном бланке. Её оформление стандартно: в правом верхнем углу помещаются данные компании и её директора, по центру указывается наименование инструкции, в нижней части оставляют место для подписи работника и её расшифровки, а также подписей иных лиц, если того требуют правила документооборота компании.

Общий раздел

Типовой раздел, посвященный описанию квалификационных требований к сотруднику, и содержащий информацию о том, кому сотрудник подотчётен.

Функции

В разделе прописываются те обязанности, которые возлагаются на сотрудника в первую очередь. К составлению их списка стоит подойти с максимальной ответственностью, дабы не перегрузить специалиста второстепенными задачами

Кроме того, важно учесть сферу деятельности компании и вытекающие из нее особенности работы закупщика

Во многих компаниях работают целые штаты специалистов по закупкам

В этом случае важно четко отделить функции одного специалиста от другого, чтобы не возникли путаница и дублирование обязанностей

Ответственность

Раздел посвящен описанию оснований, на которых специалист может привлекаться к ответственности. Здесь прописываются пункты ответственности в общей форме, а конкретные аспекты ответственности определяются в ходе юридического разбирательства.

Права

В разделе, помимо перечисления типовых прав, важно обозначить и специфические права, которые возникают ввиду особенностей закупочной деятельности в конкретной компании. Так, если предприятия ведут закупки по ВЭД или на основании ФЗ №44, то и права специалистов в них могут сильно отличаться

Должностные связи

Дополнительный раздел, крайне важный для должностной инструкции специалиста по закупкам. В процессе своей рабочей деятельности сотрудник должен взаимодействовать с менеджерами по продажам, бухгалтерами, а также другими сотрудниками и клиентами. Именно поэтому в данном разделе необходимо четко описать с кем, на каких основаниях и по каким аспектам должен взаимодействовать работник.

Инструкция приобретает юридическую значимость после подписания ее бланка сотрудником и руководителем компании. В зависимости от требований конкретной организации, может быть добавлена дополнительная подпись уполномоченного контролирующего работника, к примеру, начальника кадрового отдела. Печать компании в ДИ ставить не обязательно.

Функции отдела закупок

Функции отдела закупок напрямую взаимосвязаны с целями и задачами. То есть, деятельность работников подразделения должна быть направлена на выполнение поставленных перед ними задач:

Поиск надежных поставщиков и проведение переговоров

Руководителю отдела закупок важно найти надежных партнеров, которые будут предоставлять качественную продукцию на взаимовыгодных условиях.

Заключение договора с поставщиками. Важно внимательно ознакомиться с условиями поставок и подписать соглашение только в том случае, если все пункты удовлетворяют потребностям компании.

Обеспечение контроля процесса закупок

Важно своевременно доставлять заказ до партнера и отслеживать его сбор, отправку и доставку.

Анализ расходов компании. Необходимо научится правильно распределять ресурсы, чтобы приобретенные предметы быстро потреблялись, а не лежали на складе невостребованными.

Учет закупок. Все операции должны отражаться в бухгалтерском учете.