Порядок работы с электронными счетами-фактурами с 1 июля 2021 года

Кто и с какого периода выписывает ЭСФ?

В таблице рассматривается кто, по каким операциям обязан выписывать счета-фактуры в электронном виде и период, с которого возникали такие обязательства.

Полезно

Обратите внимание, что с 2019 года обязаны выписывать ЭСФ все плательщики НДС. 

Также выписывают ЭСФ налогоплательщики, занимающиеся реализацией импортированных товаров. При этом не важно, является ли такой налогоплательщик плательщиком НДС или нет — он обязан выписывать счета-фактуры в электронном виде.

Необходимо ли при реализации импортированного товара с 2019 года выписывать ЭСФ, если вы не являетесь его импортером (продаете ранее импортированный товар)?

С 1 апреля 2021 года обязательство по выписке ЭСФ также распространяется на международные перевозки, товары ВС и на сделки свыше 1 000 МРП

* — по сделкам свыше 1 000 МРП не требуется выписка ЭСФ, если покупателем является лицо, применяющее СНР на основе патента, упрощенной декларации или для крестьянских или фермерских хозяйств.

Порядок действий участников документообмена при выставлении электронного счета-фактуры

Рассмотрим, что делается в процессе выставления счета-фактуры через интернет участниками сделки (подразумевается, что сертификаты ключей ими уже получены, соглашение друг с другом и с операторами заключено):

1. Составление документа в формате, закрепленном налоговыми органами (это делает продавец). Для этого он должен либо скопировать его из бухгалтерской программы, либо заполнить бланк в спецпрограмме оператора ФНС.
2. Отправление сформированного документа своему оператору. Обязательно нужно дождаться подтверждения оператора о получении файла, в котором будет значиться дата и время акта, чем и фиксируется акт отправки.
3. Продавец извещает оператора о том, что получил его уведомление.
4. Оператор продавца производит пересылку счета-фактуры оператору покупателя.
5. Оператор покупателя осуществляет отправление файла другой стороне сделки.
6. После получения покупатель отправляет ответное уведомление, которое также пройдет через обоих операторов, прежде чем поступит контрагенту.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Электронной подписью скрепляется каждый документ в процессе электронного оборота, а не только сами счета-фактуры

Регистрация КСФ продавцом и покупателем, отражение КСФ в налоговой декларации

Согласно указанному Постановлению Правительства №1137, продавцы и покупатели ведут книги покупок и продаж, в которых регистрируются различные сведения, в том числе и о выставляемых КСФ. Такие книги могут быть как бумажными, так и электронными.

Основная особенность регистрации КСФ в книгах покупок и продаж в том, что такая регистрация происходит в том квартале, в котором КСФ был оформлен. Это удобно, потому что не нужно обращаться к книгам за прошлые периоды, если счет-фактура вдруг корректирует прошлые поставки товаров.

Регистрировать КСФ при разных обстоятельствах нужно в разных книгах. Приведённая ниже таблица поможет разобраться в этих тонкостях.

Таблица: где регистрируется КСФ

Благодаря тому, что продавцу и покупателю не нужно исправлять книги, по которым они уже отчитались перед налоговыми органами (а достаточно отражать изменения в текущих документах), они не должны вносить правки и в уже поданные налоговые декларации.

Поясним на примере: продавец отгрузил партию свёклы в первом квартале 2017 года, в конце квартала стороны отчитались перед налоговыми органами об НДС по данной сделке. В четвёртом квартале 2017 года продавец решил снизить цену отгруженной ранее свёклы, стороны оформили соглашение и КСФ. Отразить эти изменения следует, во-первых, в книгах покупок и продаж за четвёртый квартал 2017 года (а не за первый, в котором была поставка), а во-вторых, в налоговых декларациях за тот же четвёртый квартал.

Чем чреваты ошибки

В любом документе могут быть случайно допущены ошибки и неточности, цена их может быть различной в зависимости от значимости бумаги. Чем же грозят ошибки в счете-фактуре?

Если данный документ заполнен с неточностями, покупателю может быть отказано в налоговом вычете по НДС. Естественно, что в дальнейшем покупатель уже не захочет иметь дела с продавцом, причинившим ему такой убыток.

Ошибка ошибке рознь

Не всякая ошибка ведет к печальным последствиям. Рассмотрим наиболее распространенные варианты неправильностей в счете-фактуре, на основании которых налоговая вправе отказаться возмещать НДС (п.2 ст. 169 НК РФ).

Непонятное авторство. Если из документа сложно определить, кто именно покупатель, а кто продавец, такой счет-фактура будет признан недействительным. Это вполне вероятно. Если неправильно указаны или пропущены такие реквизиты обеих сторон, как:название организации;
адрес;
ИНН.

Не тот товар или услуга. Если из счета-фактуры однозначно не следует, какой именно товар покупался или услуга была оказана, либо эта информация противоречит другим документам, НДС не вернут. Например, согласно счету-фактуре отгрузили конфеты «Ромашка» (это наименование товара указано в графе 1), а фактически были проданы конфеты «Красный мак».

Неточности в денежных цифрах. Проблемы, связанные с неверным указанием стоимости продукции (услуги) или аванса, полученного за них, также нивелируют ценность счета-фактуры

Это может быть связано:с неверным указанием валюты оплаты (обратите внимание не только на название валюты, но и на ее код);
с пропуском или неправильной информацией относительно количества товара (единиц работы или услуг);
с ошибками в ценах;
неправильное вычисление стоимости (количество, умноженное на цену, не дает в результате указанную цифру в графе «стоимость»).

Неверное исчисление НДС. В графе, где указан НДС, указана одна ставка, а сумма вычислена по другой, либо насчитан стандартный процент, когда ставка должна была быть нулевой.

Неизвестная сумма НДС

Если в соответствующей графе нет необходимой цифры, хотя в графе «ставка» она указана, а также, если приведенное число не получается перемножением ставки и суммы, уплаченной за товары (услуги).

Когда ошибки не фатальны

Налоговые органы не имеют права и обычно не отказывают в возврате налога, если в счете-фактуре допущены другие недостатки, например:

• вместо больших букв употреблены строчные или наоборот;
• пропущены кавычки;
• не хватает или поставлены лишние знаки, такие, как точки, тире, запятые, скобки;
• нет КПП или оно указано неверно;
• нет описания произведенных работ или оказанных услуг (информация графы 1);
• нет обоснования счета-фактуры номером договора;
• ошибки в указании платёжных реквизитов;
• нумерация с неточностями;
• не продублирована информация о грузополучателе, если он и покупатель – один и тот же (то же насчет продавца и грузоотправителя).

Допущена ошибка, что предпринять?

Если продавец, выставивший счет-фактуру, обнаружил в ней ошибки, он вправе внести необходимую корректировку. У покупателя такого права нет, но он может указать на ошибку выставителю счета-фактуры и попросить об исправлениях. Для этого предусмотрена специальная операция – корректировка счета-фактуры.

Верхняя часть Счета-фактуры (шапка)

• Номер и Дата. Номер должен соответствовать нумерации документов, утвержденной в учетной политике вашей организации. Дата указывается текущая на момент создания Счета-фактуры.
• Исправление и Дата. Номер исправления должен соответствовать нумерации документов, утвержденной в учетной политике вашей организации. Дата указывается текущая на момент исправления Счета-фактуры. При составлении Счета-фактуры до внесения в него исправлений в этой строке ставится прочерк.
• Графа Продавец, указывается полное и сокращенное наименование юридического лица или индивидуального предпринимателя (продавца).
• Графа Адрес, указывается полный адрес (с индексом) юридического или индивидуального предпринимателя (продавца).
• Графа ИНН / КПП продавца, указывается ИНН и КПП юридического лица (продавца). Индивидуальный предприниматель указывает только ИНН.
• Графа Грузоотправитель и его адрес, указывается полное и сокращенное наименование юридического лица или индивидуального предпринимателя (грузоотправителя), а также его полный адрес (с индексом). Если Счет-фактура составляется на выполненные (оказанные) услуги или имущественные права, то в этой строке ставится прочерк.
• Графа Грузополучатель и его адрес, указывается полное и сокращенное наименование юридического лица или индивидуального предпринимателя (грузополучателя), а также его полный адрес (с индексом). Если Счет-фактура составляется на выполненные (оказанные) услуги или имущественные права, то в этой строке ставится прочерк.
• Графа К платежно-расчетному документу №, указывается номер и дата платежно-расчетного документа (платёжки) или кассового чека.
• Графа Покупатель, указывается полное и сокращенное наименование юридического лица или индивидуального предпринимателя (покупателя).
• Графа Адрес, указывается полный адрес (с индексом) юридического или индивидуального предпринимателя (покупателя).
• Графа ИНН / КПП, указывается ИНН и КПП юридического лица (покупателя). Индивидуальный предприниматель указывает только ИНН.
• Графа Валюта: наименование, код, указывается наименование валюты и её код в соответствии с классификатором ОКВ. Указанная валюта должна являться единой для всех перечисленных товаров (работ, услуг), имущественных прав.
• Графа Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения), указывается идентификатор госконтракта, договора или соглашения. Если в счете-фактуре нет госзаказа, то ставится прочерк.

Счет-фактура для услуг Если Счет-фактура составляется на выполненные (оказанные) услуги или имущественные права, то две графы «Грузоотправитель и его адрес» и «Грузополучатель и его адрес» не заполняются, можно поставить прочерк («–») или тройной прочерк («- — -«). Если при составлении счет-фактуры на услуги всё же заполнить эти две графы, то это не будет ошибкой. В данном случае эта информация будет дополнительной информацией к обязательным реквизитам и не может служить основанием для отказа в вычете НДС.

Исправительный счет-фактура: применяем в файловом виде

Исправительный счет-фактура — документ, заменяющий счет, выставленный в первый раз (который после составления исправительного аннулируется) в случае, если в нем допущены ошибки и неточности (в то время как условия сделки, прописанные в договоре на поставку, остались без изменений).

Исправительный счет может быть сформирован продавцом:

• при приеме уведомления — того, о котором речь шла выше, от покупателя;
• по своей инициативе — обнаружив неточность в исходном счете.

Исправительный счет-фактура должен быть создан с использованием формата, утвержденного приказом ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@. При налоговой проверке фирма вправе передать в ФНС счет в формате, утвержденном приказом ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@, если такая передача будет осуществлена до конца 2020 года, а сам счет составлен не позднее 01.07.2017 (поскольку в эту дату окончился переходный период, при котором можно было полноценно применять оба формата).

Подпишитесь на рассылку

Возможности портала

Система позволяет вести финансовую отчетность. Перечислим основные возможности:

• Создание любых бухгалтерских документов;
• Повторная регистрация компании;
• Реорганизация предприятия;
• Составление договоров в электронном виде;
• Запись реквизитов компании;
• Просмотр виртуального склада продукции;
• Экспортный контроль;
• Управление сертификатами;
• Регистрационный учет;
• Просмотр справочного раздела;
• Изменение настроек;
• Проверка сроков действия платежных операций и контрактов.

Создатели личного кабинета регулярно расширяют список возможностей. Регулярно появляются новые функции, упрощающие работу в кабинете.

Личный кабинет работает везде – независимо от местоположения пользователя. Учетная запись доступна круглосуточно с компьютеров и мобильных устройств. Она позволяет выполнять любые задачи, требующие неотложного решения.

Дополнительным достоинством является простой интерфейс. Разобраться с возможностями системы под силу даже начинающим пользователям, которые никогда раньше не занимались ведением электронной отчетности. При возникновении любых вопросов можно прочитать справочный раздел.

Если представленной на сайте информации недостаточно для решения проблемы – обратитесь в техническую поддержку. Для этого напишите на почту esfsd@mgd.kz. В теме письма обозначьте подробности своего вопроса. Подробно опишите найденную проблему. При желании добавьте вложения с компьютера, если они служат доказательством неполадки. После отправки письма ожидайте ответа. Специалисты своевременно решат ваш вопрос.

Эволюция нормативной базы

Перевод счетов-фактур в область электронного документообмена не совершился в одно мгновение, это новшество было долгожданным для всех предпринимателей, являющихся плательщиками НДС. Нормативная база этой процедуры прошла довольно тернистый путь из нескольких этапов:

1. Федеральный закон от 27 июля 2010 № 229-ФЗ о внесении изменений в пункт Налогового Кодекса РФ, гласящих, что счета-фактуры теперь можно выставлять и в электронном виде (абзац 2 п. 1 ст. 169 НК РФ) при определенных условиях.
2. Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011 г. № 50н, утверждающий процедуру выставления и получения электронных счетов-фактур.
3. Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, регламентирующее форму счета-фактуры (основного и корректировочного) и особенности его заполнения.
4. Приказ ФНС России от 30 января 2012 г. № ММВ-7-6/36, утвердивший документы в электронном формате, которые подтверждают отправку и получение счета-фактуры.
5. Приказ ФНС России № ММВ-7-6/138 от 28 февраля 2012 г. зафиксировал электронные форматы всех учетных документов, имеющих отношение к счетам-фактурам (журналов учета их получения и выставления, книг покупок и продаж, дополнительных листов к этим книгам).

Обновлен порядок выдачи и получения электронных счетов-фактур

Новые правила обращения электронных счетов-фактур, вступающие в силу 01.07.2021, вводятся Приказом Минфина РФ от 05.02.2021 N 14н. С этой же даты отменяется действующий сегодня порядок, утв. Приказом Минфина от 10.11.2015 N 174н.

Перечислим основные нововведения:

Напоминаем: в связи с тем, что был принят Федеральный закон от 09.11.2020 N 371-ФЗ о прослеживаемости товаров, в счете-фактуре скоро появятся дополнительные реквизиты:

• регистрационный номер декларации на товары или регистрационный номер партии прослеживаемого товара;
• код количественной единицы измерения товара, применяемой для прослеживаемости;
• количество прослеживаемого товара;
• стоимость прослеживаемого товара без налога в рублях.

Перечисленные реквизиты появятся в бланке счета-фактуры (как обычного, так и КСФ) с июля 2021.

Похожие публикации

1. Как настроить отправку электронных писем в 1С, чтобы по первым буквам происходил поиск имеющихся электронных адресов? Добрый день. Как можно настроить справочник эл.почты в 1С для…
2. Порядок представления журнала учета счетов-фактур У вас нет доступа на просмотр. Чтобы получить доступ: Оформите…
3. Порядок Журнал учета счетов-фактур Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 (3.0.61.37), УСНО Ситуация: Комиссионер (агент) обязан…
4. Посредник: порядок выставления счетов-фактур У вас нет доступа на просмотр. Чтобы получить доступ: Оформите…

Основные требования к счету-фактуре электронного формата

Суммы налога для вычета, выставленного продавцом покупателю проводится на основании счета-фактуры в любом его виде:

• бумажном;
• электронном.

Законодатель четко определил право пользователей формировать электронные бумаги (п.1 ст.169 НК РФ). Для реализации подобного права стоит заручиться наличием двух пунктов:

1. Согласие на то сторон.
2. Совместимые техвозможности.

Знайте, что счета вправе выставлять не только продавцы от первого лица, но и посреднические фирмы, агенты и комиссионеры. Законодательство предусматривает ряд условий для соблюдения всей законности процедуры, среди которых:

• их нужно подписывать защищенной ЭЦП;
• у сторон обмена налажен сопоставимый технический потенциал и сама способность принимать, обрабатывать и отправлять бумаги электронного формата;
• формируются согласно утвержденного порядка:
• одобрение сторон сделки.

В чём особенности?

Возможность использования ЭСФ закреплена в п. 1 ст. 169 НК РФ. регулирует порядок обмена электронными счетами-фактурами.

Формат ЭСФ утверждён . Счёт-фактура в электронном виде имеет такую же юридическую силу, как и его бумажный аналог, и является основанием для вычета НДС.

В понятие электронных счетов включают:

• реквизиты;
• фактурную часть;
• расчёты.

Отличия электронного счёта-фактуры:

• ЭСФ имеет только одну квалифицированную электронную подпись (КЭП) руководителя или уполномоченного лица (п. 6 ст. 169 НК РФ), которая по закону об электронной подписи равна собственноручной.
• ЭСФ выставляется только в одном экземпляре.

Электронный вариант регистрируется в журнале учёта ЭСФ и книгах покупок и продаж. Хранится документ в течение 4 лет (8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Преимущества и недостатки ЭСФ

• Первое и самое понятное преимущество ЭСФ – отказ от бумажных документов;
• Не нужно собирать, распечатывать и передавать документы поставщикам, а потом заботится об их возвращении;
• На сегодня стоимость передачи документов через оператора настолько мала, что просто несопоставима с затратами на бумагу, картриджи, курьеров и прочими расходами, неминуемо сопровождавшими бумажный документооборот.

Конечно, задним числом выставить документ не получится, но моментальная, гарантированная доставка, с официальным подтверждением о получении и подписании все же важнее такой возможности, особенно, в интересах покупателя. Это может послужить подтверждением сроков для налоговой или независимым мнением в суде при спорах с контрагентами.

Эволюция нормативной базы

Перевод счетов-фактур в область электронного документообмена не совершился в одно мгновение, это новшество было долгожданным для всех предпринимателей, являющихся плательщиками НДС. Нормативная база этой процедуры прошла довольно тернистый путь из нескольких этапов:

1. Федеральный закон от 27 июля 2010 № 229-ФЗ о внесении изменений в пункт Налогового Кодекса РФ, гласящих, что счета-фактуры теперь можно выставлять и в электронном виде (абзац 2 п. 1 ст. 169 НК РФ) при определенных условиях.
2. Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011 г. № 50н, утверждающий процедуру выставления и получения электронных счетов-фактур.
3. Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, регламентирующее форму счета-фактуры (основного и корректировочного) и особенности его заполнения.
4. Приказ ФНС России от 30 января 2012 г. № ММВ-7-6/36, утвердивший документы в электронном формате, которые подтверждают отправку и получение счета-фактуры.
5. Приказ ФНС России № ММВ-7-6/138 от 28 февраля 2012 г. зафиксировал электронные форматы всех учетных документов, имеющих отношение к счетам-фактурам (журналов учета их получения и выставления, книг покупок и продаж, дополнительных листов к этим книгам).

В каких случаях можно выписать «бумажный» счет-фактуру?

В положениях Налогового кодекса установлены ситуации, при которых налогоплательщик, обязанный выписать электронный документ, может произвести выписку счета-фактуры на бумажном носителе. Данные ситуации определены в 
. 

Случаи, когда налогоплательщик вправе выписывать счет-фактуру на бумажном носителе

1. по месту нахождения отсутствуют сети телекоммуникаций общего пользования;
2. подтвержденные технические ошибки в ИС ЭСФ

Отсутствие сети телекоммуникаций общего пользования

2. … налогоплательщик вправе выписывать счет-фактуру на бумажном носителе:

1) отсутствия по месту нахождения налогоплательщика в границах административно-территориальных единиц РК сети телекоммуникаций общего пользования.

Информация об административно-территориальных единицах РК, на территории которых отсутствуют сети телекоммуникаций общего пользования, размещается на интернет-ресурсе уполномоченного органа…

Таким образом если налогоплательщик находится в местах отсутствия сетей телекоммуникаций и выписка ЭСФ для него является фактически невозможной, то он может производить выписку документов на бумажном носителе.

Перечень административно — территориальных единиц, где отсутствуют сети телекоммуникаций общего пользования, размещается на сайте
. 

Полезно

.

Обратите внимание, что данный Перечень является периодическим — в него вносятся изменения. Дата последних изменений на сайте определена — 18.02.2021 года

При этом изначально Перечень размещен в июне 2015 года.

Поэтому, убедившись, во вхождении (или не вхождении) в Перечень, не забывайте регулярно проверять его на наличие внесенных изменений.

Технические ошибки в ИС ЭСФ

Еще одним обоснованным фактором для выписки бумажного документа являются ситуации, когда в ИС ЭСФ наблюдаются технические ошибки или неработоспособность системы. При этом данные ситуации должны быть подтверждены уполномоченным органом.

«2. …налогоплательщик вправе выписывать счет-фактуру на бумажном носителе:

2) подтверждения информации на интернет-ресурсе уполномоченного органа о невозможности выписки счетов-фактур в ИС ЭСФ по причине технических ошибок.

После устранения технических ошибок счет-фактура, выписанный на бумажном носителе, подлежит введению в информационную систему электронных счетов-фактур в течение пятнадцати календарных дней с даты устранения технических ошибок».

Разберем первый абзац нормы. В нем говорится о том, что технические ошибки (или неработоспособность системы) должны быть подтверждены уполномоченным органом.

Где взять такое подтверждение?

Технические ошибки могут быть подтверждены при официальном обращении на адрес технической службы поддержки ИС ЭСФ — ESFSD@mgd.kz.

Полезно

Данные о периодах неработоспособности системы публикуются на сайте уполномоченного органа — КГД МФ РК с указанием временного периода (дни, часы) неработоспособности системы.

Для Вашего удобства сведения обо всех таких зарегистрированных периодах неработоспособности с 2017 года собраны .

Полезно

Обратите внимание! Второй абзац данной нормы говорит нам о том, что после устранения таких неисправностей, выписанный бумажный счет-фактуру необходимо зарегистрировать в ИС ЭСФ. И сделать это необходимо в срок — 15 календарных дней.. То есть здесь речь идет не о выписке нового ЭСФ, а о регистрации выписанного ранее бумажного документа — это отдельная процедура, которая проводится в соответствии с Правилами ЭСФ.

То есть здесь речь идет не о выписке нового ЭСФ, а о регистрации выписанного ранее бумажного документа — это отдельная процедура, которая проводится в соответствии с Правилами ЭСФ.

Полезно

Подробнее о том, как зарегистрировать в ИС ЭСФ счет-фактуру, выписанный на бумаге:

• Регистрация электронных счетов-фактур, выписанных ранее в бумажной форме.
• Когда и как должен быть выписан электронный счет-фактура, если не доступна ИС ЭСФ?

При регистрации такого документа необходимо указать причину выписки бумажного документа. В качестве одной из причин значится Техническая ошибка или плановые работы.

Это «наш» рассматриваемый случай. 

При вводе данных бумажного документа, система будет контролировать действительно ли в данный период производились плановые работы.